Edinburgh Fringe Festival Society

Proco GlobalThames Valley Police

Edinburgh Fringe Festival Society är en välgörenhetsorganisation som ger stöd och råd till de konstnärer, producenter, arenor och besökare som varje år skapar den största konstfestival i världen. De använder Thomas verktyg för att hjälpa både sin ledningsgrupp och sitt verksamhetsteam att nå sin fulla potential.

Utmaningen

Eftersom det är organisation som driver framgång för den årliga Edinburgh Festival Fringe  är det viktigt att de ligger steget före och ständigt anpassar sig till marknaden för att säkerställa en smidig väg fram till och genomförandet av festivalen. Medvetenhet om detta och fast beslutna att fullfölja sitt uppdrag, så har Fringe Society nyligen identifierat ett behov av förändring inom organisationen vilken inleddes med en fullständig översyn och omorganisation. Omorganisationen ledde till anpassning av alla operativa funktioner inom organisationen.

Ett nytt team skapades för att göra detta, vilket leds av Lyndsey Jackson, som rekryterades som operativ chef; en ny roll som skapades som en del av processen. Omorganisationen presenterade därför förändring både på ledningsnivå (med tillägg av den nya rollen operativ chef) och även inom det nya operativa teamet.

Lyndsey förklarar: "Förändringarna på chefsnivå gjorde att, VD:n Kath, kunde fokusera mer på strategiskt tänkande, sätta den nya affärsplanen och se till att teamet runt henne gjorde sitt bästa till förmån för organisationen och i slutligen Edinburgh Festival Fringe. "En del av detta innebar att driva en kulturförändring, som behövde drivas av ledningsgruppen för att kunna genomföras fullt ut i hela verksamheten.

För den operativa avdelningen, så det fanns ett behov av att komma tillsammans som ett team med gemensamma mål och syften. I teamet fanns det goda kunskaper och färdigheter utifrån deras många år inom organisationen men individerna hade inte tidigare arbetet tillsammans.  En enad teammentalitet var nödvändig eftersom teamet stöttade organisationen genom sina olika roller inom juridik, HR, biljettförsäljning, administration, lokaler, IT och finans; så konsekvent tänkande behövdes för att kunna fullgöra uppdraget på ett effektivt sätt.

Lösningen

Tillsammans med HR i det operativa teamet, beslutade Lyndsey att rådgöra med Thomas International för att identifiera de lösningar som kan bidra till att både ledningsgruppen och det operativa teamet arbetade efter sin fulla potential. Vid denna tidpunkt och på inrådan av Thomas beslutade sig Fringe Society att profilera alla i ledningsgruppen med hjälp av ThomasPPA. En halvdag med teamet, följt av personlig coaching mellan Thomas och VD:n Kath, hjälpte Kath att bättre förstå hur hon bäst hanterar sitt team.

Med grunden fastställd efter omorganisationen, krävdes en ny affärsplan för att föra organisationen framåt och att få med sig hela verksamheten var nödvändigt.

Genom att tillämpa informationen från ThomasPPA tillbaka på arbetsplatsen kunde ledningsgruppen snart utarbeta sin nya femåriga strategiplan genom att utnyttja styrkan i varje individ i teamet.

Lyndsey Jackson, Edinburgh Fringe Festival

Planeringen gjorde det möjligt för dem att också hålla välgrundade affärsplaneringsamtal som ett team snarare än som individer, vilket garanterar starkare integrationer.

"Den nya affärsplanen är ambitiös och innovativ, med nya infallsvinklar och krävande roller och förväntningar för organisationen. Detta krävde en förändring i allas tankebanor", säger Lyndsey. "Genom att använda informationen från Thomas verktyg, kunde vi göra just detta genom att granska oss själva och göra individuella justeringar för att möta det nya sättet att arbeta."

Lyndsey upprepade sedan samma aktivitet med sitt eget team för att hjälpa dem att fungera bättre tillsammans genom att hjälpa varje individ att förstå sig själv, liksom sina teammedlemmar. "Utbildningsdagen och övningarna med Thomas hjälpte teamet att förstå hur man bäst kommunicerar med varandra för att få ut mesta möjliga av varje individ."

Inte långt efter investeringen med Thomas, så lämnade två nyckelpersoner organisationen. Med den kunskap Lyndsey och Kath hade fått genom arbetet med Thomas, så bestämde de sig för att fastställa den ideala profilen för de två rollerna och använda dem som en guide vid rekrytering av nya kandidater för positionerna. Detta var särskilt viktigt för vakansen som VD-assistent, där krävdes en stark arbetsrelation mellan de två för organisatorisk framgång. ThomasGIA spelade en nyckelroll för denna rekrytering eftersom Kaths GIA-resultat visade att hon bearbetade information mycket snabbt och därför kunde frustrationer komma in i bilden om den nya assistenten inte kunde behandla ny information lika snabbt. Som ett resultat av detta, så beslutade Kath och Lyndsey att utvärdera kandidater med både ThomasPPA och ThomasGIA vid rekryteringen av de två vakanserna. Med hjälp av intervjuguiden, kunde de styra frågorna i intervjun för att få insiktsfulla svar och identifiera den som passade bäst för varje roll.

Resultaten

Efter Fringe Societys introduktion till Thomas, så har rekryteringsförfarandet setts över vilket har resulterat i en grundlig, välgenomtänkt och välinformerad beslutsprocess vid nyanställningar. Thomasverktyg utgör nu en viktig del av processen för all rekrytering.

Efter den framgångsrika rekryteringsprocessen har Fringe Society granskat rekryteringsprocessen över hela verksamheten, som syftar till att ge bättre stöd till dem som inte har någon intervjuerfarenhet. De kick-startade också en större genomgång av HR-funktionen i sin helhet.

Det har varit en framgångsrik förändring i de tankegångar som uppfyller organisationens behov. Det börjar bli en bättre förståelse för varje anställd som en individ, vilket har öppnat upp möjligheten att få nya samtal inom en säker miljö. Detta har bidragit till att chefer kan hantera sina team mer effektivt.

Lyndsey Jackson, Edinburgh Fringe Festival

Lyndsey fortsätter, "med en konsekvent ram och tydlig struktur för samtal, strävar vi efter överensstämmelse mellan rekrytering, bedömningar och daglig ledning."

Kulturell förändring är en lång process och med en HR-funktion som bara är 18 månader gammal, "vi är verkligen i början av vår resa" betonar Lyndsey men grunden är väl tillrättalagd och med stöd av de insikter vi fått av Thomas verktyg är vi mer kunniga om våra medarbetare och chefer. Detta är en spännande och positiv tid för organisationen och förhoppningsvis för Edinburgh Festival Fringe som helhet. "