Från grupp till ett effektivt team

WEBINAR REPLAY: Minimera bias i ert beslutsfa...Kommunicera - men gör det rätt!

Många grupper som jag och mina kollegor träffar benämner sig som ett team, men vad är egentligen ett ”Team”? Det finns ett antal definitioner av ett team, men jag tycker att definitionen i The Wisdom of Teams, sammanfattar det bra:

Ett team består av en grupp människor som har kompletterande kompetenser. De arbetar metodiskt tillsammans med samma syfte och motiveras av sina gemensamma mål för vilka de tar ett gemensamt ansvar.

Fri översättning ur: The wisdom of Teams av Jon R. Katzenbach och Douglas K. Smith (Harvard Business School Press, 1993)

Det är lätt att bilda en grupp men för att utvecklas till ett effektivt team krävs det hårt arbete. Teamet består av personer som känner sig sammanlänkade med varandra och som skapat den tillit och målinriktning som behövs, för att kunna åstadkomma mer tillsammans, än om de skulle arbeta individuellt. Det finns ett antal grundförutsättningar som ligger till grund för ett effektivt team men de tre som jag tycker väger tyngst är:

  1. Att ha tydliga gemensamma mål,
  2. Att anta att vi vill varandra väl
  3. Förmågan att hantera konflikter.

Ett effektivt team, ett team i en högre fas enligt Susan Wheelans gruppteori, är mer produktiva och når sina mål snabbare än team i lägre faser av grupputveckling. Men för att bli ett effektivt team måste man säkerställa att teamet har rätt förutsättningar. Förutsättningarna består av såväl ”mjuka” som ”hårda” faktorer. De mjuka faktorerna är människorelaterade och fokuserar på teammedlemmarnas förmåga att utveckla konstruktiv samverkan, engagemang och tillit. De hårda faktorerna är strukturrelaterade och fokuserar bl.a. på mål, strategier, metodik, roller och ansvar.

Fem framgångsfaktorer

Under alla år jag arbetat med utveckling av grupper och team har jag noterat några framgångsfaktorer. Med dessa har man kunnat skapa tillhörighet och trygghet.

1. Tydligt syfte och mål Syftet beskriver den övergripande inriktningen på teamets arbete och styr de enskilda teammedlemmarna mot teamets gemensamma mål. Varför gör vi det här och för vem? I effektiva team har alla klart för sig vilket det gemensamma målet är. Man är också tydlig med de individuella målen och på vilket sätt dessa bidrar till helheten. Målen är alltid specificerade, mätbara, realistiska och tidsatta. Effektiva team har fått de resurser och befogenheter som krävs för att kunna sätta mål, fatta beslut, verkställa och ta ansvar för konsekvenserna som berör dem direkt.

2. Tydlig rollfördelning och ansvar  Alla i teamet bör ha en roll men ansvaret kan delas upp efter principen huvudansvarig och medansvarig. Effektiva team har en teamledare som är huvudansvarig för att arbetet utförs och som samordnar och coachar gruppens medlemmar och som driver arbetet framåt. Att ge tydliga roller som teamledare innebär att definiera teamets och medlemmarnas gemensamma och individuella ansvar, befogenheter och arbetsuppgifter. Tydliga roller för medlemmarna skapar ett aktivt deltagande för alla inblandade.

3. Heterogen sammansättning När en grupp har homogena tankar och beteendemässiga egenskaper finns risken för stagnation. En av styrkorna i ett effektivt team, ligger i förmågan att ta till vara på individernas olikheter. Att kunna se och ta tillvara på teammedlemmarnas unika individuella styrkor och få dessa att samverka, är själva meningen med att arbeta i grupp. I effektiva team ger man utrymme för olika perspektiv, understödda av så väl fakta som åsikter, vilket har en direkt påverkan på resultatet. I det effektiva teamet skapas förutsättningar för att hitta synergier där man drar nytta av varandras kompetens. Ju större vetskap om varandras kompetenser och drivkrafter, desto mer lustfyllt och effektivt arbete.

4. Strukturerad och öppen kommunikation Effektiva team bygger sitt samarbete på en öppen kommunikation och ett ömsesidigt förtroende. Det är i kommunikationen som gemensamma mentala kartor och värderingar skapas. Det är viktigt att värderingarna sedan stödjs av den vision och de mål som organisationen har. Om teamet däremot slutar kommunicera riskerar det att negativt påverka teamets drivkraft och förmåga att prestera. Bristen på information kan snabbt omvandlas till fantasiskapande och negativ energi. Det är med kommunikation och dialog som teamet skapar tillit som genererar teamkänsla. En god teammedlem ställer frågor för att bjuda in andra till dialog och de har vetskapen om att det är fundamentalt viktigt att bli sedd i ett team. Kommunikativa teamledare ser till att varje individ känner sig sedd och uppskattad och att de ges utrymme för att uttrycka sina tankar i dialog.

5. Mätning och uppföljning I effektiva team utgår uppföljningen från uppsatta mål, teamets status avseende uppdraget och strukturerna. Man har effektiva metoder för uppföljning av mål, uppdrag och struktur och har dialoger både individuellt och i team. 

Frågor avseende uppdraget som effektiva team följer upp är:                   

  • Är vi överens om vårt gemensamma uppdrag?
  • Har vi ett tydligt fokus på vårt gemensamma uppdrag?
  • Arbetar vi aktivt och tillräckligt effektivt för att vi skall nå våra mål?
  • Har vi en tillräckligt tydlig plan för hur vi når våra mål?

Frågor avseende strukturen som effektiva team följer upp är:

  • Har vi en tydlig agenda på våra möten?
  • Följer vi alltid upp föregående mötesbeslut?
  • Har vi utvecklingsmöten varje månad då vi arbetar med ständiga förbättringar? 
  • Kommer vi alltid väl förberedda till våra möten?
  • Arbetar vi med rätt frågor på våra möten?

Konstruktiv uppföljning med konsekvensanalys ger bättre förståelse hos teammedlemmarna och bättre känsla av kontroll och förståelse hos teamledaren. Effektiva team skapar en uppföljningskultur där man inte bortförklarar, skyller på andra eller ignorerar sådant som redan borde ha gjorts.

 

Med bra verktyg och metoder får du lättare till ett gott samarbete

När jag arbetar med sammansättning och utveckling av team, är teammedlemmarnas egenskaper av lika stor vikt som deras individuella erfarenheter och kunskaper. Jag får ofta frågan om det är bra eller dåligt att vara beteendemässigt olika i en grupp. Jag brukar svara att det finns inget enkelt svar på den frågan, det beror helt enkelt på vad gruppen skall åstadkomma. Men visst är det en attraktiv tanke att vi i tex en ledningsgrupp eller i en projektgrupp har olika kompetenser, men också olika beteendestilar. Det man ska veta är dock att det krävs lite extra arbete när man har olika beteenden och behov i en grupp. Det krävs en respekt och förståelse för varandra. Ännu viktigare är grundförutsättningen att vi vill varandra väl i gruppen. Om vi inte utgår från det, så kan det lätt bli missförstånd vilket många konflikter bygger. Genom att vara medveten om sin egen och andras beteendeprofiler kan jag göra ett medvetet val att om hur jag vill bli uppfattad i en specifik situation. 

I mitt arbete med grupper använder jag allid ThomasPPA som bygger på DISC-teorin. Syftet är att öka medvetenheten om vilka styrkor jag besitter, men också att öka medvetenheten om de negativa upplevelserna som kan vara kopplade till mitt beteende och göra medvetna val om hur jag vill hantera situationer och hur jag vill uppfattas.

Avslutningsvis vill jag bara säga att den enda vi kan styra i vårt förhållande gentemot andra är oss själva. När vi inser det kan vi dels sluta slösa negativ energi på att irritera oss på andra och vi kan börja hantera relationer mer effektivt genom att respektera andras behov och drivkrafter.

Kontakta oss om du vill veta mer om hur ThomasPPA kan stötta er i er teamutveckling: 08-505 340 00

Petra Thilers

Petra Thilers

Petra Thilers, Psykolog PhD