Societatea Festivalul Edinburgh Fringe

Proco GlobalPolitia din Thames Valley

Societatea Festivalul Edinburgh Fringe este o organizatie caritabila care ofera suport si consiliere artistilor, producatorilor, expozantilor si vizitatorilor care in fiecare an realizeaza cel mai mare festival de arte din lume. Organizatia foloseste evaluarile Thomas pentru ca, atat echipa de conducere, cat si echipa operationala sa isi valorifice deplin potentialul.

Provocarea

Fiind organizatia care asigura succesul Festivalului Edinburgh Fringe in fiecare an, este esential ca Societatea Festivalul Edinburgh Fringe sa se situeze inaintea competitorilor sai si sa se adapteze in permanenta cerintelor pietei pentru a asigura demararea si desfasurarea in parametri optimi a festivalului. Recunoscand acest aspect si determinati sa isi indeplineasca misiunea, Societatea Fringe a identificat recent nevoia implementarii unei schimbari in cadrul organizatiei, schimbare care a inceput cu o analiza si o reorganizare completa.

Reorganizarea a determinat alinierea tuturor functiilor operationale din organzatie. Pentru a realiza acest lucru, a fost creata o noua echipa, condusa de Lyndsey Jackson care a fost recrutata in functia de Sef Operatiuni, un post nou creat ca parte a procesului. Asadar, reorganizarea a generat schimbari atat la nivel de conducere (prin adaugarea postului Sef Operatiuni) cat si in cadrul noii echipe de Operatiuni.

Lyndsey explica: „Schimbarile la nivel de conducere i-au permis Directorului Executiv, Katy sa se focalizeze pe o gandire mai strategica, sa stabileasca un nou plan de afaceri si sa se asigure ca echipa din jurul ei lucreaza la potential maxim pentru beneficiul organizatiei si a Festivalului Edinburgh Fringe.” Pentru a realiza acest lucru a fost necesara impulsionarea unei schimbari culturale care trebuia sa fie condusa de echipa de seniori pentru a putea fi implementata integral in intreaga organizatie.

Departamentul de Operatiuni trebuia sa devina o echipa adevarata, cu obiective si teluri comune. Fiecare dintre membrii echipei detineau cunostinte vaste si abilitati datorita longevitatii in cadrul organizatiei, dar lucrasera separat in diferite departamente ale organizatiei. O mentalitate de echipa unita era esentiala pentru ca echipa urma sa sustina si sa ofere servicii organizatiei prin diversele lor functii in Legislativ, RU, Incasari din bilete, Administrativ, Locatii, IT si Financiar. Astfel, pentru a-si putea indeplini atributiile in mod eficace, era necesara existenta unei consistente in serviciile oferite.

Solutia

Avand in vedere ca atributiile de HR intrau in subordinea echipei de Operatiuni, Lyndsey a decis sa se consulte cu Thomas International pentru a identifica solutiile care puteau ajuta atat echipa de conducere, cat si echipa operationala sa isi valorifice deplin potentialul. In acesta etapa, urmand sfatul Thomas International, Societatea Fringe a decis sa realizeze profilele tuturor membrilor echipei de seniori folosind APP-ul. Primul pas a fost o sesiune de jumatate de zi cu echipa, urmata de coaching unu-la-unu intre Thomas si Directorul Executiv, Kath. Aceasta etapa a ajutat-o pe Kath sa inteleaga mai bine cum sa isi conduca echipa.

Odata fundatiile setate in urma reorganizarii, era nevoie de un nou plan de afaceri pentru ca organizatia sa progreseze si mai ales era esential sa se primeasca acordul intregii organizatii.

Aplicand la locul de munca informatiile oferite de APP, Directorul Executiv si echipa de seniori au reusit sa construiasca in scurt timp un nou plan strategic pe cinci ani, bazandu-se pe punctele tari ale fiecarui membru al echipei.

Lyndsey Jackson, Festivalul Edinburgh Fringe

Planificarea le permitea si derularea unor conversatii informate pentru organizarea afacerii in cadrul echipei, mai degraba decat separat, asigurand o mai buna integrare si mai putine activitati izolate.

„Noul plan de afaceri este ambitios, inovativ, cu abordari noi, cu posturi si asteptari solicitante din partea organizatiei. Pentru a realiza acest lucru, toata lumea trebuia sa isi schimbe mentalitatea,” explica Lyndsey. „Folosind perspectivele oferite de evaluarile Thomas intr-un mediu in afara locatiei, am reusit sa facem intocmai acest lucru, analizandu-ne si ajustandu-ne pe noi insine pentru a indeplini noile cerinte de lucru.”

Lyndsey a repetat apoi aceeasi activitate cu propria echipa. Iar ajutandu-i sa isi inteleaga mai bine atat propria persoana, cat si pe ceilalti membrii ai echipei, echipa putea lucra mai bine impreuna. „Ziua de instruire si exercitii cu Thomas a ajutat echipa sa inteleaga cum sa comunice mai bine unii cu altii pentru a obtine cele mai bune rezultate de la fiecare persoana in parte.” a impartasit Lyndsey.

Nu mult dupa interventia Thomas, doua persoane cheie au parasit organizatia. Avand in vedere cunostintele acumulate in urma activitatilor derulate impreuna cu Thomas, organizatia a decis sa realizeze profilele ideale pentru cele doua posturi pentru a ajuta la recrutarea noilor candidati pentru pozitii. Aceasta etapa era foarte importanta mai ales pentru postul vacant de Asistent Personal al Directorului executiv pentru ca, intre cele doua posturi trebuia sa existe o stransa legatura profesionala pentru ca organizatia sa aiba succes. Evaluarea GIA a avut un rol esential in aceasta recrutare. Rezultatele obtinute de Kathy au aratat ca ea proceseaza informatia foarte repede si astfel, ar putea aparea frustrari in cazul in care noul Asistent Personal nu ar putea procesa informatia la fel de repede. Kath si Lyndsey au decis sa evalueze candidatii folosind atat APP cat si GIA furnizate de Thomas pentru recrutarea in cele doua posturi. Folosind Ghidul intervievatorului au putut sa ghideze intrebarile folosite in timpul interviului pentru a obtine raspunsuri relevante si pentru a identifica candidatul cel mai potrivit pentru fiecare post.

Rezultatele

Dupa ce Societatea Fringe a introdus Thomas, procedurile de recrutare au fost in totalitate analizate si relansate, rezultand un proces de luare a deciziei amanuntit, chibzuit si bine informat pentru recrutarea noilor angajati. Evaluarile Thomas sunt acum un element cheie in procesul de recrutare atat a personalului permanent, cat si a posturilor cheie temporare recrutate in fiecare an.

In urma succesului procesului de evaluare, Societatea Fringe isi revizuieste recrutarea in intreaga organizatie, dorind sa ofere suport persoanelor care nu au experienta in realizarea interviurilor. De asemenea, au dat startul unei analize generale a functiei de RU privita in ansamblu.

Intreaga mentalitate s-a schimbat, aliniindu-se noilor cerinte organizationale. Avand in vedere ca fiecare angajat in parte incepe sa fie inseles, au aparut noi oportunitati de a conversa intr-un mediu sigur. Ceea ce a ajutat managerii sa isi conduca echipele intr-un mod mult mai eficace.

Lyndsey Jackson, Festivalul Edinburgh Fringe

Lyndsey  continua: „avand un cadru consistent si o structura clara de conversatii, scopul nostru este sa obtinem consistenta in recrutare, evaluari si managementul activitatilor zilnice.”

Schimbarea culturala este un proces indelungat si avand o functie de HR de doar 18 luni, „ne aflam doar la inceputul calatoriei noastre” subliniaza Lyndsey, „dar fundatiile sunt bine consolidate, organizatia este mult mai constienta de angajatii sai si managerii sunt mai bine pregatiti cu ajutorul perspectivei oferite de Thomas. Este o perioada incitanta si pozitiva pentru organizatie si speram ca si pentru Festivalul Edinburgh Fringe ca un intreg.”