Edinburgh Fringe Festival Derneği

Proco GlobalThames Valley Police

Edinburgh Fringe Festival Derneği, her yıl dünyanın en büyük sanat festivallerini düzenleyen sanatçılar, yapımcılar ve ziyaretçilere destek ve tavsiyede bulunan bir hayır kuruluşudur. Thomas değerlendirmelerini hem kıdemli takımlarının hem de işletim ekibinin tam potansiyelini ortaya çıkarmak için kullanmaktadır.

Karşılaşılan sorun

Edinburgh Fringe Festivalinin her yıl başarılı bir şekilde yapılmasını sağlayan kurum olarak, bu derneğin bir adım önde olması ve festivalin düzgün bir şekilde organize edilmesini sağlamak için piyasa koşullarına sürekli olarak uyum sağlaması gerekmektedir. Bunun farkında olan ve misyonunu tamamlamaya kararlı olan bu dernek, kurum içerisinde kısa süre önce tam bir gözden geçirme ve yeniden düzenlemeyle başlayan bir değişiklik ihtiyacını belirlemiştir.

Bu yeniden düzenleme işlemi, kurum içerisinde tüm işletimsel işlevlerin yeniden yapılandırılmasına yol açmıştır. Bu sürecin bir parçası olarak İşlemler Birimi Müdürü olarak görevlendirilen Lyndsey Jackson başkanlığında bu işi yapmak üzere yeni bir ekip oluşturulmuştur. Bu nedenle bu yeniden düzenleme işlemi hem kıdemli yöneticiler seviyesinde ( yeni İşlemler Birimi müdürü kadrosunun eklenmesiyle) hem de bu yeni İşlemler ekibinin kendi içinde bir değişimi ortaya koymuştur.

Lyndsey şunları söylemiştir: “Kıdemli yöneticiler seviyesindeki değişimler, yönetim kurulu başkanı Kath’in daha stratejik düşünmeye odaklanması, yeni iş planını hazırlaması, yanındaki ekibinin kurumun yararına çalaışması ve en sonunda Edinburgh Fringe Festivali için elinden gelenin en iyisini yapmasını sağlamasına zaman bırakmıştır.” Bu sürecin bir kısmında kurum içerisinde tam olarak uygulanabilmesi için kıdemli ekip tarafından desteklenmesi gereken bir kültürel değişim söz konusuydu.

İşlemler birimi açısından ortak hedefler ve amaçlar doğrultusunda bir ekip olarak bir araya gelmeye ihtiyaç duyuluyordu. Kendi aralarında kurum içerisinde uzun süre çalışmalarından dolayı ekibin iyi bir bilgi ve beceri birikimi vardı. Ancak bireyler daha önce kurumda farklı yerlerde çalışmışlardı. Bu ekip Hukuk İşleri, İK, Gişe Hasılatı, İdari İşler, Şirket Binaları, Bilişim Teknolojileri ve Finans alanlarındaki çeşitli görevleriyle kurumu desteklediğinden ve kuruma hizmet ettiğinden dolayı birleşik bir ekip ruhu çok önemliydi. Bu yüzden görevlerini etkili bir şekilde yerine getirebilmeleri için hizmette sürekliliğe ihtiyaç duyuluyordu.

Çözüm

Lyndsey, Thomas Uluslararası şirketine danışarak hem kıdemli takımın hem de işlemler ekibinin tam potansiyelini ortaya çıkarmaya yardımcı olabilecek çözümler bulmaya karar verdi. Bu noktada Thomas’ın tavsiyesiyle bu dernek, Personel Profil Analizini kullanarak tüm kıdemli ekibin profilini çıkarma kararı aldı. Ekiple yapılan yarım günlük oturumları Thomas şirketi ile yönetim kurulu başkanı arasında birebir koçluğun izlediği bu süreç, Kath’in ekibini nasıl en iyi şekilde yönetebileceğini daha iyi anlamasını sağladı.

Yeniden düzenlemenin ardından belirlenen temellere dayanarak kurumu ileriye taşımak için yeni bir iş planına gerek duyuldu ve bu açıdan şirket bünyesinde çalışanları elde tutmak çok önemliydi.

İşyerinde Personel Profil Analizinden aldıkları geri bildirimleri kullanan yönetim kurulu başkanı ve kıdemli takım, kısa sürede ekipteki her bir bireyin güçlü yönlerini kullanarak yeni 5 yıllık stratejik bir plan taslağı hazırlamayı başardı.

Lyndsey Jackson, Edinburgh Fringe Festival

Bu planlama ayrıca onları daha güçlü kılarak ve daha az silo aktivitesinde bulunarak bireylerden ziyade bir takım olarak bilinçli iş planlama konuşmaları yapmalarına imkan tanıdı.

Lyndsey, “Bu yeni iş planı yenilikçi ve idealist bir yapıya sahiptir. Kuruma yeni yaklaşımlar getiriyor ve kurum için zor roller, beklentiler içeriyor. Bu durum, herkesin zihniyetinde bir değişimin olmasını gerektiriyordu. İşyeri dışındaki bir ortamda Thomas değerlendirmelerinden gelen bu bilgileri kullanmak suretiyle kendimizi gözden geçirerek ve bireysel olarak yeni çalışma biçimlerini karşılayacak ayarlamalar yaparak bunu yapmayı başarabildik.” diye konuştu.

Thomas ile yapılan yatırım işlemi üzerinden çok geçmeden iki kilit isim kurumdan ayrıldı. Lyndsey ve Kath, Thomas ile yapılan çalışmadan elde ettiği bilgileri kullanarak bu iki kişinin yerine ideal olan profili belirlemeye ve bunları bu görevlere yeni adayları alırken rehber olarak kullanmaya karar verdi. Bu, ikisi arasında güçlü bir çalışma ilişkisinin kurumsal başarı için gerekli olduğu yönetim kurulu başkanlığındaki yönetici asistanlığı kadrosu için özellikle önemliydi. Genel yetenek değerlendirmesi, Kath’in değerlendirmesinden elde edilen sonuçlar onun bilgileri çok hızlı işleyebildiğini ve bu yüzden yeni bir yönetici asistanı yeni bilgileri bu kadar hızlı işleyemezse hayal kırıklığı yaşayabileceğini gösterdiğinden; bu işe alım işleminde kilit bir rol oynadı. Bunu sonucunda Kath ve Lyndsey bu iki boş kadroya eleman alırken Thomas’ın hem Genel Yetenek Değerlendirmesi hem de Personel Profil Analizi değerlendirmelerini kullanarak adayları elemeye karar verdi. Görüşme rehberini kullanarak her bir kadro için en uygun olan kişiyi seçebilmek amacıyla açık uçlu sorular sordular.

Sonuçlar

Derneğin Thomas ile çalışmasından sonra işe alma prosedürleri tamamen gözden geçirilmekte ve yeniden yapılmaktadır. Bunun sonucunda ise yeni elemanlar işe alınırken daha ayrıntılı ve bilinçli düşünülmüş kararlar alınmaktadır. Şu anda Thomas değerlendirmeleri, hem kalıcı işe alım hem de her yıl temel mevsimlik kadrolar için uygulanan sürecin temel bir parçasını oluşturmaktadır.

Başarılı işe alım işleminden sonra Dernek, daha önce görüşme deneyimi olmayanlar için daha iyi destek sunma amacıyla şirket çapında işe alım sürecini gözden geçirmektedir. Şirket yetkilileri aynı zamanda bir bütün olarak İK birimini daha geniş bir bakış açısıyla değerlendirmeye başladı.

Kurumun ihtiyaçlarını karşılayan bir zihniyet değişikliği yaşandı. Her bir çalışanın bir birey olarak daha iyi anlaşılması güvenli bir ortamda yeni konuşmaların yapılmasına zemin hazırladı. Bu durum ise yöneticilerin takımlarını daha etkili yönetmelerine yardımcı oldu.

Lyndsey Jackson, Edinburgh Fringe Festival

Lyndsey konuşmasına şöyle devam etti: “Sağlam bir altyapı ve açıkça yapılandılmış konuşmalar ile işe alım, değerlendirmeler ve genel günü birlik birim yönetimi için tutarlılığı hedefliyoruz.”

Lyndsey “Kültürel değişim, uzun soluklu bir süreçtir ve sadece 1.5 yıllık bir İK biriminin çalışmalarıyla “gerçekten daha yolun başındayız. Ancak temellerimiz sağlam, kurumumuz çalışanları konusunda daha bilgili ve yöneticiler Thomas’ın sağladığı içgörülerle işlerinde daha donanımlılar. Bu durum kurumumuz ve umuyoruz ki Edinburgh Fringe Festivali için heyecan verici ve olumlu bir dönemin işaretidir. ” dedi.