Kommunicera - men gör det rätt!

Från grupp till ett effektivt teamVad är en konflikt och hur ser vi på konflikt...

Med min nästan 40 år långa erfarenhet av ledarskapsutveckling, kan jag konstatera att chefer med kommunikativ förmåga mycket lättare kan motivera sina medarbetare, lösa konflikter och nå uppsatta mål.

Chefer spenderar mycket tid med att interagera med sina medarbetare men alla har inte samma förmåga att kommunicera på rätt sätt.

Chefer med en hög kommunikativ förmåga engagerar medarbetare i dialog och förmår visualisera övergripande mål samt skapar sammanhang, så att varje enskild medarbetare förstår sin del och roll. Han/hon ger och söker återkoppling, involverar sina medarbetare i beslutsfattandet och uppfattas som öppen och närvarande. Lyhördhet och dialog är viktiga inslag i ett kommunikativt ledarskap.

Två huvudspår i kommunikativt ledarskap

Tydliggör mål och förväntningar Mål och förväntningar på kvalitet och produktivitet tydliggörs samt vilket handlingsutrymme som finns. Det räcker ofta inte bara att informera om ramar och riktlinjer för att alla ska förstå. Förväntningar och förutsättningar skapar trygghet och engagemang.

Ger feedback på prestation och resultat En kommunikativ chef har god förmåga att ge feedback prestation och resultat. Chefer behöver uppmärksamma både det som fungerar bra och det som kan förbättras. Genom att göra det på ett tydligt och konsekvent sätt, coachas medarbetarna i rätt riktning och stimuleras till utveckling.

Den kommunikativa förmågan avgör hur information tas emot och värderas

För att bli en god kommunikatör behöver man bli observant på vilket sätt man kommunicerar. Medvetna chefer  planerar därför i större utsträckning sin kommunikation.

Kommunikationsförmåga handlar om attityder, d.v.s. hur man anser att kommunikationen är och hur duktig han/hon är samt förmågan att anpassa sitt sätt till olika situationer. 

Det är emellertid viktigt att betona att chefen inte ensam kan påverka hur kommunikationen fungerar. Kommunikation är en ömsesidig process där de som deltar har skilda förväntningar och därför gör olika tolkningar. Medarbetarna är i hög grad medskapare i konstruktiva samtal och utvecklingen av en gemensam förståelse. Båda parter har ansvar för hur de agerar utifrån sin förståelse av kommunikationen.

Två tumregler för en effektivare kommunikation

Främja dialogen framför monologen I många fall är vi så fokuserade på att leverera information att vi glömmer att ta emot. Vi pratar helt enkelt för mycket och levererar ”absolut” information. Det finns inget utrymme för annan input utan beslutet är redan fattat. Lyssna mer och prata mindre, samt ställ frågor för att bjuda in andra i en dialog. Att bli sedd är någonting som är fundamentalt viktigt. Kommunikativa chefer ser till att varje individ känner sig sedd och uppskattad och att de ges utrymme för att uttrycka sina tankar.

Variera dialogen med öppna och ledande frågor När vi vill att något ska utföras eller i en situation där någon behöver tillrättavisas, är risken stor att vi kommunicerar till istället för med. Kommunikativa chefer skapar ofta en dialog genom att blanda öppna och ledande frågor. Öppna frågor börjar med frågeord som ”Hur”, ”På vilket sätt”, ”Vad” eller ”Berätta”. Ledande frågor kan däremot ofta besvaras med ett ”Ja” eller ett ”Nej” vilket inte nämnvärt öppnar upp en dialog. Öppna frågor visar att samtalsledaren är intresserad av hur personen tänker och känner kring samtalsämnet. De ger personen tal- och tankeutrymme och bjuder in till att berätta om det som är aktuellt och viktigt.

Att utveckla en persons kommunikativa förmåga går lättare med bra verktyg

När jag arbetar med ledarskapsutveckling använder jag alltid Thomas Person Profil Analys (ThomasPPA) för att bättre förstå individens kommunikativa förutsättningar. Alla chefer har olika kommunikationsstilar, några är extroverta och andra är introverta men alla måste kommunicera för att nå uppsatta mål inom sina respektive ansvarsområden.

Med hjälp av ThomasPPA skapar jag större självinsikt hos individen samt egen förståelse för individens profilrelaterade utmaningar till en effektivare kommunikation.

Kontakta oss om du vill veta mer om hur ThomasPPA kan stötta er i er kommunikation: 08-505 340 00

Per Falck

Per Falck

Per, a true entrepreneur, started his successful journey as a 16-year-old and has continued on that path ever since. In the 60's, Per founded the music club “Klubb Bongo” and arranged concerts with artists such as Jimi Hendrix and the Kinks. After 10 years in the music industry he left his roots in Skåne to become store manager at IKEA and later marketing director at Hagströms guitars to end up as a management consultant. In 1983 Per and 3 colleagues started their own management consultancy business. To better modify their training programmes to fit the delegates, Per was looking for the perfect behavioral assessment, and found Thomas PPA. In 1990 Per gained the rights for Thomas International’s portfolio of assessments in Sweden and Europe but is today focusing on the Thomas business in Sweden, Finland, Austria, Poland and the Eastern Europe.