Politica de confidențialitate Thomas

Această politică de confidențialitate se aplică site-urilor și serviciilor oferite de Thomas International UK, descrie modul în care vă colectăm și folosim informațiile și intră în vigoare începând cu data de 25 mai 2018.

Din când în când, această politică de confidențialitate va fi ajustată pentru a ne asigura că își păstrează actualitatea și că răspunde feedback-urilor primite de la utilizatori; toate modificările vor apărea pe această pagină.

Thomas International UK ("Thomas"), operatorul de date, poate fi contactat la adresa: Oxford Road nr. 18, etajul 1, Marlow, SL7 2NL

Partenerul global al Thomas pe teritoriul României, SC ROPLUS SRL ("Thomas România"), poate fi contactat la adresa: Str. Alexandru Vlahuță, Nr 3, 410086 ORADEA, Bihor.

Thomas se angajează să vă respecte confidențialitatea și să se conformeze legilor în vigoare privind protecția datelor și confidențialitatea.

Pentru Thomas, datele clienților sunt foarte importante și ne angajăm să le păstrăm în siguranță, în conformitate cu legislația de protecție a datelor, inclusiv, dar fără a ne limita la Regulamentul general privind protecția datelor (Regulamentul (UE) 2016/679) ("GDPR").

Ultima actualizare a acestei declarații a fost efectuată în 24 mai 2018.

Sunteți înregistrat la Biroul Comisarului pentru Informații (Information Commissioners office - ICO)?

Da, Thomas International UK este înregistrat la ICO, iar numărul nostru de înregistrare este Z4982349.

Sunteți înregistrat la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal?

Da, Thomas România este înregistrat la ANSPDCP, iar numărul nostru de înregistrare este 37540.

Aveți desemnat un ofițer de protecție a datelor?

Da, Thomas tratează cu seriozitate protecția datelor și a desemnat un Responsabil cu protecția datelor. Acesta răspunde de toate aspectele legate de protecția datelor și îl puteți contacta în cazul în care aveți întrebări sau nelămuriri.

Puteți să îi trimiteți e-mail la gdpr@thomas.co.uk sau să îl sunați la biroul nostru din Marlow (01628) 475366 și vă vom ajuta cu plăcere.

Pentru a contacta Responsabilul cu protecția datelor pe teritoriul României, trimiteţi e-mail la marinela_farc@thomasint.ro sau sunați la biroul nostru din Oradea (0259) 435038 și vă va ajuta cu plăcere.

Thomas îndeplinește întotdeauna rolul de operator de date?

Chiar dacă Thomas este înregistrat la ICO în calitate de operator de date, avem anumite activități în care acționăm doar ca procesor de date pentru clienții noștri, de exemplu atunci când le oferim serviciile noastre de evaluare online.

Iată o modalitate simplă de a înțelege diferența.

Operatorul de date decide ce date personale sunt colectate, mijloacele colectării și scopul acestora. Procesorul de date însă, acționează strict în urma instrucțiunilor explicite ale operatorului de date pentru a realiza un proces definit care implică datele cu caracter personal furnizate.

Pentru ambele situații, fie că Thomas acționează ca un procesor de date, sau ca un sub procesor pentru clienți, avem în vigoare acorduri pentru a asigura securitatea datelor și pentru a ne asigura că acționăm în conformitate cu dorințele clienților noștri și, bineînțeles, cu legislația relevantă privind protecția datelor.

Ce date personale colectăm în mod direct de la dvs. atunci când vizitați site-ul nostru?

Atunci când solicitați informații despre serviciile noastre, puteţi utiliza un formular de contact în care vi se solicită să vă introduceți numele, adresa de e-mail, codul poștal, numărul de telefon sau alte detalii pentru a vă îmbunătăți experiența în calitate de client sau pentru a vă furniza diverse materiale, cum ar fi Cărțile Albe.

Ce date personale colectăm în mod indirect de la dvs. atunci când vizitați site-ul nostru?

Am putea colecta informații despre modul în care utilizați site-ul nostru web pentru a îmbunătăți în permanență funcționalitatea site-ului. Am putea realiza statistici privind numărul de persoane care vizitează paginile site-ului nostru web, de unde vin, când vizitează site-ul, cât timp stau pe site și ce pagini accesează.

Acestea vor include informații despre adresele IP originare (din care s-ar putea deduce locația dvs. geografică, dar nu și identitatea dvs.), furnizorii de servicii de internet, fișierele vizualizate pe site-ul nostru și mărcile temporale.

Am putea, de asemenea, să analizăm browserul, sistemele de operare și dispozitivele pe care le utilizați pentru a vă asigura că beneficiați de o experiență plăcută online, indiferent de modul în care ne accesați site-ul.

De asemenea, folosim cookie-uri pe site-ul nostru. Detaliile complete despre cookie-urile utilizate pe site-ul nostru pot fi găsite pe pagina noastră de cookie-uri care poate fi accesată aici.

Pentru a înțelege mai bine procesul, am construit diagrama de mai jos care detaliază procesul de comunicare de marketing.

Potențialul client sau clientul poate ajunge la noi de oriunde din lume și am putea trimite solicitarea către partenerul global corespunzător, în funcție de localizarea utilizatorilor.

În cazul în care completez o evaluare Thomas, cum sunt colectate și utilizate datele mele personale?

În cazul în care completez o evaluare Thomas, cum sunt colectate și utilizate datele mele personale?

Pentru a înțelege mai bine procesul completării unei evaluări, am construit diagrama de mai jos.

Compania care v-a solicitat să completaţi o evaluare online este Operatorul de date, iar Thomas acționează ca Procesor de date. Operatorul de date decide ce date sunt colectate și la ce se folosesc aceste date. Dacă aveți orice îngrijorare cu privire la datele pe care vi se solicită să le furnizați sau legat de acest proces, compania este cea căreia trebuie să vă adresați mai întâi.

Acționăm ca și procesor pentru două metode principale de procesare a evaluărilor -  1. oferind clienților noștri acces la propriile lor hub-uri (pe care le pot accesa doar prin logare cu utilizator şi parolă) pentru a-şi gestiona singuri serviciul, sau 2. gestionând serviciului de trimitere a evaluărilor în numele operatorilor de date – această situație va fi descrisă ca fiind procesul Thomas Bureau în acest document.

Evaluările furnizate de Thomas sunt considerate "un instrument automat de luare a deciziei, inclusiv realizarea profilului"?

Nu, nicio evaluare furnizată de către Thomas nu ar trebui să fie folosită niciodată în mod izolat în procesul de recrutare sau dezvoltare a personalului. Evaluările Thomas sunt furnizate controlorului de date ca elemente componente a procesului lor mai amplu de luare a deciziilor legate de personal, împreună cu toate celelalte informații pe care operatorul le-a colectat.

Thomas folosește date personale în cercetările sale?

Thomas efectuează cercetări și analize pentru îmbunătățirea și perfecționarea continuă a serviciilor oferite clienților și candidaților săi, ceea ce va necesita prelucrarea datelor personale pentru acest scop clar definit.

Atunci când procesăm date personale pentru cercetări, facem acest lucru în calitate de operatori.

Atunci când procesăm date cu caracter personal pentru cercetări, asigurăm adoptarea unor măsuri de protecție adecvate, cum ar fi pseudonimizarea (caz în care datele nu sunt pe deplin identificabile) și ne asigurăm că numai echipa de cercetare are acces la date pentru a realiza această activitate. Echipele noastre de cercetători și psihologi s-au angajat să respecte cele mai recente norme etice și legi privind protecția datelor. După finalizarea cercetării, toate datele utilizate sunt pe deplin anonime, astfel încât este imposibil să se identifice o singură persoană din datele studiului/ cercetării.

În cazul în care Thomas este operatorul: Ce bază legală are Thomas pentru utilizarea datelor dvs.?

Acest lucru poate depinde, deși vă putem asigura că Thomas nu procesează date decât atunci când are o bază legală pentru a face acest lucru.

Având în vedere varietatea de servicii pe care le furnizăm și modul în care acestea sunt furnizate, ne vom baza pe diverse temeiuri legale atunci când vă vom procesa datele.

V-am putea, de asemenea, procesa datele în calitate de operator, pentru a putea să ne realizăm interesele legitime, asigurându-ne întotdeauna că acestea sunt atent echilibrate și că nu vă afectează negativ drepturile.

Ar putea exista, de asemenea, cazuri speciale, în care avem nevoie de consimțământul dvs. pentru prelucrarea datelor dvs. personale. Ne vom asigura că acordul obținut este în conformitate cu legislația în vigoare și este specific și informat în legătură cu momentul în care este necesar și scopul procesării.

Cum asigură Thomas securitatea sistemelor sale și cum îmi protejează datele?

Toată lumea din cadrul Thomas ia în serios securitatea datelor personale încredințate. Toate serverele noastre care sunt utilizate pentru evaluări se află în locații bine securizate, în perimetrul SEE. Thomas testează în mod regulat securitatea rețelelor și implică experți externi care să ne ajute în acest sens. Accesul la datele cu caracter personal este restricționat și este obținut exclusiv de persoanele care au un motiv legitim de accesare a acestora.

Toate birourile noastre sunt dotate cu sisteme care controlează accesul și întregul personal Thomas este periodic instruit în legătură cu protecția datelor și securitatea IT.

Dacă doriți să aflați mai multe despre modul în care sunt securizate sistemele noastre, vă rugăm să citiți Documentul de securitate IT disponibil pe site-ul nostru web care oferă mai multe detalii despre modul în care încorporăm atât Securitatea, cât și Confidențialitatea încă de la Proiectare.

Thomas are relații cu sub procesori?

Thomas este alcătuit din diferite entități legale, ale căror detalii le puteți regăsi mai jos:

Thomas International Ltd
Thomas International (UK) Ltd
Thomas Technologies Ltd

Această notificare privind confidențialitatea este emisă în numele Grupului Thomas, astfel încât atunci când spunem "Thomas", "noi" sau "ale noastre" în această notificare privind confidențialitatea, ne referim la acea companie din Grup responsabilă cu prelucrarea datelor dvs.

Vă vom anunța care entitate va fi operatorul datelor dvs. atunci când achiziționați un produs sau serviciu de la noi.

Thomas International (UK) Ltd este operatorul și responsabilul pentru acest site web.

Dacă aveți întrebări sau doriți să solicitați informații suplimentare despre noi, nu ezitați să ne contactați la adresa de e-mail gdpr@thomas.co.uk sau pentru teritoriul României la adresa de e-mail marinela_farc@thomasint.ro.

Cum și unde sunt stocate datele dvs.?

Thomas asigură siguranța datelor clienților și a candidaților lor în orice moment, este o parte componentă a muncii noastre.

Serverele noastre principale sunt găzduite în cele mai sigure centre de date din Marea Britanie (Tier 1). În aceste centre, accesul la mediul fizic este foarte strict controlat și se oferă o disponibilitate excepțională a sistemului. În cadrul Thomas, ne gestionăm și noi mediul IT, asigurându-ne că avem control deplin asupra sistemelor care stau la baza evaluărilor pe care le oferim și a datelor pe care le dețin.

Ne asigurăm că toate datele cu caracter personal pe care le furnizează persoanele ca parte a procesului de evaluare se află în SEE și li se acordă protecția pe care o merită.

Cât timp păstrăm datele personale?

Așa cum precizează și normele GDPR, Thomas păstrează datele personale doar atâta timp cât este necesar. Atunci când se decide cât timp se vor păstra datele personale, luăm în considerare toate cerințele minime de păstrare stabilite prin lege. Aceste perioade de păstrare se referă în principal la activitățile noastre de operator de date și nu la procesor.

În cazul în care completați o evaluare Thomas, Thomas acționează exclusiv ca procesator de date, iar angajatorul sau potențialul angajator acționează în calitate de operator de date și deci, ei vor fi cei care vor decide cât de mult ar trebui să păstreze datele și să gestioneze în mod corespunzător procesul de păstrare și ștergere.

Pentru clienții noștri care utilizează serviciul Thomas Bureau (situație  în care furnizăm un serviciu în care noi gestionăm trimiterea link-urilor de evaluare) relația dintre operator și procesor se păstrează, Thomas primind instrucțiuni exacte de la client legate de ștergerea datelor; cu toate acestea, în cadrul politicii noastre de păstrare a datelor, am prevăzut ștergerea datelor personale referitoare la evaluări la finalizarea serviciilor cu un client Thomas Hub.

Care sunt drepturile mele?

GDPR aduce multe modificări, inclusiv drepturi noi, permițând persoanelor vizate să aibă mai mult control asupra datelor și asupra modului în care acestea sunt utilizate. GDPR vă oferă dreptul:

  • De a solicita accesul la datele personale pe care le deținem, fără taxă (se aplică anumite excepții și acestea pot fi explicate contactându-ne la adresele de e-mailul de mai jos pentru a primi informații detaliate despre acest subiect).
  • De a solicita corectarea datelor dvs. personale dacă acestea sunt incorecte sau nu mai sunt actuale. Dacă datele pe care le deținem despre dvs. nu mai sunt actuale, sunt incomplete sau incorecte, ne puteți informa și datele dvs. vor fi actualizate.
  • De a solicita retragerea consimțământului pentru prelucrarea datelor, dacă acest proces se bazează pe consimțământ.
  • De a solicita ștergerea datelor dvs. Dacă considerați că nu mai trebuie să vă folosim datele, ne puteți solicita să ștergem datele pe care le deținem. La primirea unei solicitări de ștergere, vă vom confirma dacă acestea fost șterse sau motivul pentru care nu pot fi șterse.
  • De a vă opune prelucrării datelor dvs. Puteți să ne solicitați să nu mai procesăm informații despre dvs. La primirea solicitării dvs., vă vom contacta și vă vom informa dacă suntem în măsură să vă respectăm cererea, sau dacă avem motive întemeiate să continuăm procesarea datelor dvs. Chiar și după ce vă exercitați dreptul de a opune, este posibil să continuăm să vă păstrăm datele pentru a ne conforma altor drepturi sau pentru a îndeplini sau a apăra anumite drepturi legale.
  • De a solicita transferarea datelor către un alt operator, dacă datele sunt procesate prin mijloace automate (de ex. nu se transferă informații stocate pe suport de hârtie).
  • De a solicita restricționarea prelucrării datelor dvs. personale. Aceasta vă permite să ne cereți să suspendăm prelucrarea datelor dvs. personale: (a) dacă doriți să stabilim acuratețea datelor dvs.; (b) în cazul în care utilizarea datelor este ilegală, dar nu doriți să vă ștergem datele; (c) în cazul în care aveți nevoie să vă păstrăm datele, chiar dacă nu mai avem nevoie de ele, deoarece aveți nevoie de acestea pentru a stabili, a vă exercita sau a apăra anumite drepturi legale; sau (d) v-ați opus utilizării datelor dvs., dar trebuie să verificăm dacă avem motive legale pentru a le utiliza.

Vă rugăm să rețineți că, dacă veți completa o evaluare Thomas, operatorul (care, în mod normal, este angajatorul dvs., potențialul angajator sau instituția de învățământ) este principalul responsabil de a vă susține în exercitarea drepturilor dvs., așadar vă recomandăm să îi contactați pe ei mai întâi.

Dacă doriți să vă exercitați unul dintre drepturile de mai sus, trebuie să contactați Operatorul

Pentru a vă exercita oricare dintre drepturile dvs., vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail sar@thomas.co.uk sau ne puteți scrie la adresa: Ofițerul de protecție a datelor: Thomas International - Etajul 1, 18 Oxford Road, Marlow, SL7 2NL

Pentru a vă exercita oricare dintre drepturile dvs. pe teritoriul României, vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail marinela_farc@thomasint.ro sau ne puteți scrie la adresa: Ofițerul de protecție a datelor: Thomas România -Str. Alexandru Vlahuţă, Nr 3, 410086, ORADEA,Bihor

Vom încerca să răspundem solicitării dvs. în termen de 30 de zile, cu excepția cazului în care o cerere este considerată complexă sau excesivă.

Thomas își rezervă dreptul de a percepe o taxă de administrator sau de a refuza o cerere în cazul în care cererile de date sunt în mod vădit nerezonabile sau excesive și mai ales dacă sunt repetitive.

Modificări la această politică de confidențialitate

Vom lua în considerare feedbackul primit din partea clienților noștri și orice modificări aduse reglementărilor în vigoare pentru a actualiza prezenta politică de confidențialitate. Toate modificările aduse vor fi postate pe site-ul nostru web, cu detalii despre data la care au fost realizate. În cazul în care vor exista modificări substanțiale, vom încerca să ne anunțăm clienții prin e-mail.

Raportarea unei încălcări a securității datelor

În cazul în care credeți că a survenit o pierdere de date personale pe care le folosim sau le gestionăm, sau o utilizare sau divulgare ilegală a acestor date, vă rugăm să contactați Ofițerul nostru pentru protecția datelor la adresa gdpr@thomas.co.uk sau să sunați la numărul 01628 475366.

Pentru contactarea Ofiţerului nostru pentru protecția datelor din România, vă rugăm să scrieţi un e-mail la marinela_farc@thomasint.ro sau să sunaţi la numărul 0259 435038.

Rezolvarea problemelor de confidențialitate

În cadrul Thomas, vom încerca mereu să facem tot ceea ce putem pentru a rezolva orice problemă de confidențialitate a datelor, așa că vă rugăm să nu uitați că puteți contacta Ofițerul nostru pentru protecția datelor la gdpr@thomas.co.uk.

Pentru contactarea Ofiţerului nostru protecția datelor din România, vă rugăm să scrieţi un e-mail la marinela_farc@thomasint.ro

Cu toate acestea, aveți dreptul să vă adresați la ICO în orice moment, cu orice problemă sau îngrijorare legată de confidențialitatea datelor dvs. Detaliile complete despre cum să contactați ICO puteți găsi accesând  https://ico.org.uk/