Communicatie

LeiderschapConflictmanagement

Communicatie lijkt zo vanzelfsprekend, terwijl miscommunicatie elk jaar veel verspilde uren en extra kosten veroorzaakt. Volledig begrip ervan is noodzakelijk om effectief te kunnen communiceren.

Hoe zorg je voor effectieve communicatie op de werkplek? Als blijkt dat je team niet goed samenwerkt, is de kans groot dat communicatie daarin een belangrijke rol  speelt. Communiceren is iets wat we van nature doen, net als ademen. Gedurende de dag praten we met collega’s, vrienden, familie en denken verder niet altijd na hoe we dat doen.

Wat is effectieve communicatie?

Effectieve communicatie op de werkplek is zoveel meer dan alleen een uitwisseling van informatie. Die uitwisseling gaat twee kanten op, in het belang van allebei. Bepalend is hoe iemand zich uitdrukt en of de boodschap wordt begrepen zoals bedoeld is.

Effectieve communicatie is van vitaal belang op de werkplek. Als de vaardigheden hiertoe ontbreken, kunnen problemen ontstaan. Opfrissen van communicatievaardigheden kan leiden tot verbetering in motivatie, productiviteit en winstgevendheid van werknemers. Communicatie is essentieel om relaties tussen mensen en tussen teams binnen een organisatie te onderhouden en te verbeteren. Leiders in een organisatie moeten goed kunnen communiceren en beknopt en transparant strategische mededelingen voor de gehele business kunnen overbrengen.

Het perspectief van een ieder is verschillend. Dezelfde informatie doorgeven aan twee verschillende mensen, kan totaal verschillende reacties oproepen. Als informatie duidelijk wordt gepresenteerd en gecommuniceerd, zodanig dat het diverse mensen aanspreekt, kan iedere medewerker op zijn eigen manier de informatie verwerken.

Barrières voor effectieve communicatie

Er zijn diverse barrières voor effectieve communicatie. Om die weg te nemen, moeten we ze eerst begrijpen.

Een van de meest voorkomende factoren is niet luisteren en uitgaan van veronderstellingen. Dat wordt vaak gedaan om snel te zijn en tijd te besparen. Time-management speelt daar een rol bij.
Andere factoren zijn:

  • Ineffectieve vragen
  • Conflicterende mededelingen
  • Emotionele afleidingen
  • Perceptie
  • Cultuur
  • Taal
  • Stress

Communicatie op de werkplek heeft verstrekkende gevolgen. Het gaat verder dan mondelinge interacties, neem bijvoorbeeld e-mail verkeer. Dit type communicatie mist de non-verbale signalen, die mede bepalen of we de informatie ontvangen zoals bedoeld is.

Welke stappen kun je nemen om de communicatie in de organisatie te verbeteren? Als oefening kijken we naar samenwerkingsvaardigheden binnen een team.

Goed samenwerken neemt tijd in beslag en dient aandachtig gevolgd te worden door de managers; de vinger aan de pols houden en bekijken of medewerkers goed samenwerken en onderling communiceren. Onderstaande oefening van 20 minuten is hiertoe zinvol:

  1. Verzamel je team en deel het volgende mee:

Communicatie is de sleutel om onze doelen te bereiken.

  • Vraag het team of ze het hier wel of niet mee eens zijn.
  • Vraag het team waarom ze denken dat het waar is.
  • Vraag het team of ze een situatie of probleem kunnen bedenken waarbij communicatie NIET cruciaal was.
  • Daag het team uit om toe te lichten hoe betere communicatie NIET noodzakelijk was om het probleem of de situatie op te lossen.
  • Variatie: Vraag de medewerkers om situaties, problemen en uitdagingen op het werk met elkaar te delen, waarbij communicatie WEL een cruciale rol speelde, in zowel oorzaak als oplossing.

2. Nabespreking

Benadruk dat communicatie uiteindelijk alles raakt dat zich afspeelt in de organisatie . Communicatie kan een van de grote krachten zijn, of juist het zwakke punt. Vraag het team om tot in detail te bespreken hoe belangrijk communicatie is in hun werk.

Thomas kan medewerkers helpen hun eigen communicatie voorkeur te begrijpen en de voorkeuren van anderen. Het helpt ze om het beste uit elkaar te halen en uiteindelijk de vaardigheden als team te verbeteren. Als communicatiekanalen storen, heeft dat effect op de uitvoering en beïnvloedt dat de resultaten en prestaties van de organisatie.

Wij kunnen helpen de oorzaken te vinden voor een verstoring van de communicatie: herkennen van mogelijke moeilijkheden tussen verschillende gedragsprofielen, inzien waarom het moeite kost om een goede verstandhouding op te bouwen en hoe dit hun effectiviteit beïnvloedt.

Thomas Engage meet de mate van inspraak en laat zien of de communicatie vanuit het management effect heeft op de betrokkenheid. Tot slot, we bieden diverse workshops aan gebaseerd op 'soft skills' om het zelfbewustzijn te verbeteren en comunicatie een boost te kunnen geven.