Thomas Privacyverklaring

Onderstaande privacyverklaring is van toepassing op de websites en diensten van Thomas International UK en verduidelijkt hoe wij uw informatie verzamelen en gebruiken. Zij is van kracht vanaf 25 mei 2018.

Dit privacybeleid kan nu en dan gewijzigd worden om ervoor te zorgen dat het up-to-date blijft en als reactie op feedback van gebruikers; de wijzigingen zullen worden doorgevoerd op deze pagina.

Thomas International UK (“Thomas”), de Verwerkingsverantwoordelijke, kan gecontacteerd worden op het adres 1st Floor, 18 Oxford Road, Marlow, SL7 2NL, Verenigd Koninkrijk.

Thomas engageert zich ertoe uw privacy te respecteren en de toepasselijk wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy na te leven.

Om de veiligheid van onze klantgegevens te garanderen, verwerkt Thomas deze gegevens altijd alsof het eigen gegevens betreft, en handelen wij overeenkomstig de wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van maar niet beperkt tot de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679) (de “AVG").

Deze verklaring werd voor het laatst bijgewerkt op 24 mei 2018.

Zijn jullie geregistreerd bij het Information Commissioner’s Office (ICO)?

Ja, Thomas International UK is geregistreerd bij het ICO en ons registratienummer is Z4982349

Hebben jullie een functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer - DPO)?

Ja, Thomas neemt gegevensbescherming uitermate ernstig en heeft een Data Protection Officer die verantwoordelijk is voor alles wat te maken heeft met gegevensbescherming en u kunt hem steeds contacteren in geval van vragen.

Dat kan via e-mail op het adres gdpr@thomas.co.uk of telefonisch op ons kantoor in Marlow op het nummer (+44 1628) 475366. Wij helpen u met plezier verder.

Treedt Thomas altijd op als verwerkingsverantwoordelijke?

Hoewel Thomas bij de ICO geregistreerd is als verwerkingsverantwoordelijke, houden sommige van onze activiteiten in dat wij uitsluitend als verwerker optreden voor onze klanten, bijvoorbeeld wanneer zij gebruikmaken onze online assessmentdienst.

Een eenvoudige manier om het verschil te begrijpen is de volgende.

De Verwerkingsverantwoordelijke beslist welke gegevens verzameld worden, met welke middelen en voor welk doeleinde. De Verwerker handelt daarentegen specifiek volgens de expliciete instructies van de betrokken verwerkingsverantwoordelijke om een bepaalde procedure te doorlopen met gebruik van de verstrekte persoonsgegevens.

Als Thomas optreedt als verwerker of subverwerker voor zijn klanten, dan hebben wij overeenkomsten afgesloten om de veiligheid van de gegevens te waarborgen en te garanderen dat wij handelen zoals onze klanten dat wensen, uiteraard overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij rechtstreeks van u wanneer u onze website bezoekt?

Wanneer u om informatie over onze diensten verzoekt, kunt u een contactformulier gebruiken waarop u gevraagd wordt uw naam, e-mailadres, postcode, telefoonnummer of andere gegevens in te vullen om de klantenbeleving te verbeteren of om u documentatie zoals whitepapers te verstrekken.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij onrechtstreeks van u wanneer u onze website bezoekt?

Wij kunnen informatie verzamelen over hoe u onze website gebruikt om de werking ervan te blijven verbeteren. Wij kunnen statistieken verzamelen over het aantal bezoekers van onze webpagina’s, waar zij vandaan komen, op welk tijdstip ze de site bezoeken, hoe lang ze blijven en welke pagina’s ze bekijken.

Dit omvat informatie over de IP-adressen van oorsprong (waaruit uw geografische locatie maar niet uw identiteit kan worden afgeleid), internet service providers, de bestanden die bekeken worden op onze website en timestamps.

Om u een positieve online ervaring te bezorgen, kunnen wij ook bekijken welke browser, besturingssystemen en toestellen u gebruikt, op welke manier u ook onze websites bezoekt.

Wij gebruiken ook cookies op onze website, en alle details over deze cookies zijn beschikbaar op onze cookiepagina, die u hier vindt.

Hieronder vindt u een beknopt schema dat uitlegt hoe marketingcommunicatie dit proces ondersteunt.

De prospect of de klant kan van overal ter wereld naar ons toe komen, en op basis van de locatie van de gebruiker kunnen wij het verzoek doorsturen naar de geschikte wereldwijde partner.

Als ik deelneem aan een assessment door Thomas, hoe worden mijn persoonsgegevens dan verzameld en gebruikt?

Hieronder vindt u een beknopt schema dat toelicht hoe een assessment door Thomas verloopt, waarvan we hopen dat u het nuttig vindt.

De onderneming die u gevraagd heeft om deel te nemen aan een online assessment is de verwerkingsverantwoordelijke en Thomas treedt op als verwerker. De verwerkingsverantwoordelijke beslist welke gegevens verzameld worden en waarvoor ze gebruikt worden. In geval van bezorgdheden over de gegevens die u gevraagd worden of de procedure, moet u in eerste instantie die onderneming contacteren.

Wij treden op als verwerker voor twee belangrijke verwerkingsmethoden van assessments –1. klanten toegang verlenen tot hun eigen hublogins om de dienst zelf te beheren of 2. de assessments uitsturen in naam van de verwerkingsverantwoordelijke - dit wordt in dit document omschreven als de Bureaudienst.

Worden assessments door Thomas beschouwd als “geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering”?

Nee, alle assessments door Thomas mogen nooit als enig element gebruikt worden bij procedures voor aanwerving of personeelsontwikkeling. Thomas voert assessments uit voor de Verwerkingsverantwoordelijke als onderdeel van hun bredere besluitvormingsproces, naast alle andere informatie die de Verwerkingsverantwoordelijke heeft verzameld.

Gebruikt Thomas persoonsgegevens voor onderzoek?

Thomas voert onderzoek en analyses uit om onze diensten voor onze klanten en sollicitanten verder te verbeteren en te versterken, zodat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verwerken voor dit expliciet omschreven doeleinde.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken voor onderzoek, doen wij dat als Verwerkingsverantwoordelijke.

Bij de verwerking van persoonsgegevens voor onderzoek zorgen wij voor de gepaste waarborgen zoals pseudonimisering (zodat de gegevens niet volledig identificeerbaar zijn) en garanderen wij dat enkel ons specifieke onderzoeksteam toegang krijgt tot de gegevens om deze werkzaamheden uit te voeren. Onze onderzoeks- en psychologieteams zijn gebonden aan de meest recente ethische richtlijnen en wetgeving inzake gegevensbescherming. Zodra hun onderzoek is afgerond, worden alle gebruikte gegevens volledig geanonimiseerd, zodat het onmogelijk wordt om iemands identiteit uit de gegevens af te leiden.

Als Thomas Verwerkingsverantwoordelijke is: welke rechtmatige grond heeft Thomas voor het gebruik van uw gegevens?

Dat hangt ervan af, al kunnen wij u verzekeren dat Thomas slechts gegevens verwerkt wanneer wij daar een rechtmatige grond voor hebben.

Op basis van de waaier aan diensten die wij verlenen en hoe wij dat doen, maken wij gebruik van verschillende rechtmatige gronden voor de verwerking van uw gegevens.

Wij kunnen uw gegevens ook verwerken als verwerkingsverantwoordelijke om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen, waarbij wij er altijd zullen voor zorgen dat die goed uitgebalanceerd zijn en geen negatieve impact hebben op uw rechten.

Mogelijk zijn er ook specifieke gevallen waarin we uw toestemming nodig hebben om uw persoonsgegevens te verwerken. Wij garanderen dat de verkregen toestemming voldoet aan de momenteel geldende wetgeving, en specifiek en geïnformeerd is wanneer nodig als grond voor de verwerking.

Hoe garandeert Thomas de beveiliging van hun systemen en beschermen zij mijn gegevens?

Iedereen bij Thomas neemt de beveiliging van de persoonsgegevens die ons worden toevertrouwd uitermate ernstig. Alle servers die wij gebruiken voor onze assessments bevinden zich in uiterst veilige omgevingen en binnen de EER.

Thomas test regelmatig de beveiliging van onze netwerken en doet een beroep op externe deskundigen om ons hierbij te helpen. Toegang tot persoonsgegevens is afgeschermd en enkel wie hier een rechtmatige reden toe heeft kan er toegang toe krijgen.

Al onze kantoren zijn uitgerust met toegangscontrolesystemen en alle collega’s bij Thomas krijgen regelmatig opleiding over gegevensbescherming en IT-beveiliging.

Als u meer wilt weten over hoe wij onze systemen beveiligen, gelieve dans ons IT Security Document door te nemen, dat beschikbaar is op onze website. Daarin vindt u meer details over hoe wij Security & Privacy by Design implementeren.

Werkt Thomas met subverwerkers?

Thomas bestaat uit verschillende juridische entiteiten, waarover u hieronder meer details vindt:

Thomas International Ltd
Thomas International (UK) Ltd
Thomas Technologies Ltd

Deze privacyverklaring wordt gepubliceerd in naam van de Thomas Group, dus als wij “Thomas”, “wij”, of “ons/onze” vermelden in deze verklaring, dan verwijzen wij naar de betrokken onderneming van onze groep die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw gegevens.

Wanneer u bij ons een product of dienst aankoopt, informeren wij u over welke entiteit de verwerkingsverantwoordelijke is voor uw gegevens.

Thomas International (UK) Ltd is de verwerkingsverantwoordelijke die instaat voor deze website.

Als u vragen heeft of meer informatie over ons wenst, dan kunt u ons altijd contacteren op het adres gdpr@thomas.co.uk.

Hoe en waar worden uw gegevens opgeslagen?

Thomas garandeert te allen tijde de beveiliging van de gegevens van klanten en hun sollicitanten, bij alles wat wij doen.

Onze voornaamste servers bevinden zich in de meest performante datacentra in het VK (Tier 1), met strenge controle van de toegang tot de fysieke omgeving en uitzonderlijke systeembeschikbaarheid. Thomas beheert ook zelf zijn IT-omgeving, waarbij wij ervoor zorgen dat wij de volledige controle behouden over de systemen die onze assessments ondersteunen en de gegevens die erin zijn opgeslagen.

Wij garanderen dat alle persoonsgegevens die verstrekt worden in het kader van de assessmentprocedure binnen de EER blijven en de bescherming krijgen die ze verdienen.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Zoals opgelegd door de AVG, bewaart Thomas persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Om te beslissen hoe lang wij persoonsgegevens bewaren, houden wij rekening met de minimale bewaarvereisten die wettelijk zijn vastgelegd. Deze bewaartermijnen hebben vooral te maken met onze activiteiten als verwerkingsverantwoordelijke en niet als verwerker.

Als u deelneemt aan een assessment door Thomas, dan treedt Thomas uitsluitend op als verwerker, en de werkgever of potentiële werkgever treedt op als verwerkingsverantwoordelijke. Bijgevolg beslissen zij als dusdanig hoe lang de gegevens bewaard moeten worden en beheren zij de bewaar- en wisprocedure.

Voor onze klanten die de Thomas Bureaudienst gebruiken (waarbij wij assessmentlinks uitsturen) blijft de relatie verwerkingsverantwoordelijke-verwerker gehandhaafd. Daarbij volgt Thomas de instructies van de klant om gegevens te wissen op hun expliciete vraag; in ons bewaarbeleid hebben wij echter een bepaling opgenomen die stelt dat persoonsgegevens betreffende assessments moeten worden gewist aan het einde van de dienstverlening aan een Thomas Hub-klant.

Welke rechten heb ik?

De AVG houdt heel wat veranderingen in, waaronder versterkte nieuwe rechten waarmee betrokkenen meer controle hebben over hun gegevens en hoe ze gebruikt worden.

De AVG geeft u het recht:

  • Om kosteloos om toegang te verzoeken tot de persoonsgegevens die wij over u bezitten (bepaalde uitzonderingen zijn van toepassingen en kunnen indien nodig worden toegelicht na contactname op onderstaand e-mailadres voor toegang door de betrokkenen).
  • Om uw persoonsgegevens te laten verbeteren als zij niet correct of verouderd zijn. Als de gegevens die wij over u bezitten verouderd, onvolledig of niet correct zijn, dan kunt u ons hiervan op de hoogte brengen en worden uw gegevens bijgewerkt.
  • Om te vragen de toestemming in te trekken voor de verwerking van uw gegevens indien daarvoor toestemming nodig was.
  • Om te vragen dat wij uw gegevens wissen. Als u vindt dat wij uw gegevens niet langer mogen gebruiken, dan kunt u vragen om de gegevens in ons bezit te schrappen. Wanneer wij een verzoek tot schrapping ontvangen, zullen wij bevestigen of de gegevens gewist zijn of de reden opgeven waarom ze niet gewist kunnen worden.
  • Het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. U mag ons verzoeken om niet langer informatie over u te verwerken. Wanneer wij uw verzoek ontvangen, zullen wij u contacteren en u laten weten of wij hieraan kunnen voldoen of rechtmatige gronden hebben om uw gegevens te blijven verwerken. Ook nadat u uw recht op verzet heeft uitgeoefend, is het mogelijk dat wij uw gegevens blijven bewaren om uw andere rechten te respecteren of om een vordering in rechte in te dienen of te verdedigen.
  • Om te vragen dat wij uw gegevens doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke als de gegevens automatisch worden verwerkt (d.w.z. uitgezonderd papieren dossiers).
  • Om te vragen de verwerking van uw gegevens te beperken. Zo kunt u ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens op te schorten: (a) als u wilt dat wij de nauwkeurigheid van de gegevens nagaan; (b) als wij de gegevens onrechtmatig gebruiken maar u niet wilt dat wij ze schrappen; (c) als wij de gegevens voor u moeten bewaren voor het opstellen, indienen of verdedigen van een vordering in rechte, ook al hebben wij ze niet langer nodig; of (d) als u zich verzet heeft tegen ons gebruik van uw gegevens maar wij moeten nagaan of wij prioritaire rechtmatige gronden hebben om ze te gebruiken.

Gelieve op te merken dat als u deelneemt aan een assessment door Thomas, de verwerkingsverantwoordelijke (normaliter uw werkgever, potentiële werkgever of onderwijsinstelling) er uiteindelijk verantwoordelijk voor is om u bij te staan bij de uitoefening van uw rechten. Daarom bevelen wij aan om hen in eerste instantie te contacteren.

Als u een van bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, dan moet u de Verwerkingsverantwoordelijke contacteren

Om een van uw rechten uit te oefenen, verzoeken wij u om ons te contacteren op het adres sar@thomas.co.uk, of ons aan te schrijven op het volgende adres:

Data Protection Officer
Thomas International
1st Floor, 18 Oxford Road
Marlow
SL7 2NL

Wij streven ernaar uw verzoek binnen de 30 dagen te beantwoorden, tenzij het verzoek beschouwd wordt als complex of excessief.

Thomas behoudt zich het recht voor om een administratieve kost aan te rekenen of een verzoek te weigeren als het verzoek om gegevens duidelijk onredelijk of excessief is, vooral als dit herhaaldelijk gebeurt.

Wijzigingen aan dit privacybeleid

Wij houden rekening met de feedback van onze klanten en alle wijzigingen in de regelgeving om zo dit privacybeleid te wijzigen. Elke wijziging zal hier op deze website worden gepubliceerd, met details over de wijzigingsdatum.

Wij kunnen ook pogen om onze klanten via e-mail te informeren over aanzienlijke wijzingen.

Een gegevenslek melden

Meent u dat er persoonsgegevens gelekt zijn die wij gebruiken of beheren, of dat deze gegevens onrechtmatig gebruikt of verstrekt zijn, gelieve dan onze Data Protection Officer te contacteren op het adres gdpr@thomas.co.uk of hem te bellen op het nummer +44 1628 475366.

Privacyproblemen oplossen

Bij Thomas doen we steeds ons best om elk mogelijk privacyprobleem voor u op te lossen. Vergeet u daarom niet dat u steeds onze Data Protection Officer kunt contacteren op het adres gdpr@thomas.co.uk .

U heeft echter te allen tijde het recht om elk(e) privacyprobleem of -bezorgdheid aan te kaarten bij het ICO. Alle details over hoe u het ICO kunt contacteren zijn beschikbaar op https://ico.org.uk/