Communicatie

LeiderschapConflicthantering

Communicatie lijkt zo vanzelfsprekend, terwijl miscommunicatie jaarlijks duizende uren tijdverlies en een hoop extra kosten veroorzaakt. Inzicht in communicatie is noodzakelijk om doeltreffend te kunnen communiceren.

Hoe zorg je voor doeltreffende communicatie in de werkomgeving? Als blijkt dat je team niet goed samenwerkt, is de kans groot dat communicatie daarin een rol speelt. Communiceren is iets wat we van nature doen, bijna zoals ademen. We praten de hele dag met collega’s, vrienden en familie zonder daar al te veeel over na te denken.

Wat is doeltreffende communicatie?

Doeltreffende communicatie in de werkomgeving is zoveel meer dan alleen een uitwisseling van informatie. Het is een informatie-uitwisseling in twee richtingen in het voordeel van beide partijen. Dit voordeel hangt echter af van hoe iemand zich uitdrukt en of de andere de boodschap begrijpt zoals deze bedoeld is.

Doeltreffende communicatie is van vitaal belang in de werkomgeving. Als deze vaardigheden ontbreken, kunnen er problemen ontstaan. Betere communicatievaardigheden kunnen de motivatie, de productiviteit en het rendement bij de werknemers stimuleren. Communicatie is essentieel om relaties tussen mensen en tussen teams binnen een organisatie aan te knopen, te onderhouden en te verbeteren. Leidinggevenden binnen een organisatie moeten goed kunnen communiceren en moeten mededelingen die van strategisch belang zijn voor de business, beknopt en transparant kunnen overbrengen.

Ieders perspectief is verschillend. Eenzelfde boodschap aan twee verschillende mensen, kan twee totaal verschillende reacties oproepen. Door informatie te beheren, te verwoorden, te presenteren en te communiceren op een manier waarbij allerlei type mensen met verschillende voorkeurstijlen zich aangesproken voelen, kan iedereen op zijn eigen manier de informatie verwerken.

Barrières voor doeltreffende communicatie

Er zijn diverse barrières die een doeltreffende communicatie beletten. Om die barrières op te heffen, moeten we eerst weten waar ze vandaan komen.

Eén van de meest voorkomende factoren is niet luisteren en uitgaan van veronderstellingen. Beide komen vaak voor, omdat men denkt er sneller van af te zijn of omdat men tijd denkt te besparen. Timemanagement is dus ook een factor die een rol speelt.
Andere factoren zijn:

  • Inadequate vragen
  • Contradictorische boodschappen
  • Emotionele afleidingen
  • Perceptie
  • Cultuur
  • Taal
  • Stress

Communicatie in de werkomgeving heeft verstrekkende gevolgen. Het gaat verder dan mondelinge interacties, neem bijvoorbeeld e-mailverkeer. Dit type communicatie mist de non-verbale signalen waaruit vaak kan worden afgeleid hoe de informatie bedoeld werd.

Welke stappen kan je nemen om de communicatie in de organisatie te verbeteren? Laten we als oefening kijken naar samenwerkingsvaardigheden binnen een team.

Samenwerken is iets van lange adem en leidinggevenden moeten dit aandachtig opvolgen. Houd de vinger aan de pols en controleer of medewerkers goed samenwerken en onderling communiceren. Probeer onderstaande oefening van 20 minuten:

  1. Verzamel je team en deel het volgende mee:

Communicatie is de sleutel om onze doelen te bereiken.

  • Vraag het team of ze het hier wel of niet mee eens zijn.
  • Vraag het team waarom ze denken dat het waar is.
  • Vraag het team of ze een situatie of probleem kunnen bedenken waarbij communicatie NIET cruciaal was.
  • Daag het team uit om toe te lichten hoe betere communicatie NIET noodzakelijk was om het probleem of de situatie op te lossen.
  • Variatie: Vraag de medewerkers om situaties, problemen en uitdagingen op het werk met elkaar te delen, waarbij communicatie WEL een cruciale rol speelde, in zowel oorzaak als oplossing.

2. Nabespreking

Benadruk dat communicatie invloed uitoefent op alles wat zich in de organisatie afspeelt. Communicatie kan één van de grootste troeven zijn van een organisatie of juist het zwakke punt. Vraag het team om tot in detail te bespreken hoe belangrijk communicatie is in hun werkomgeving.

Thomas helpt medewerkers om inzicht te ververwerven in hoe zijzelf  en anderen het liefst communiceren. Het helpt hen om het beste bij elkaar naar boven te halen en om uiteindelijk de teamvaardigheden te verbeteren. Als communicatiekanalen verstoord zijn, lijden de prestaties hieronder wat zijn weerslag heeft op het eindresultaat en de bedrijfsprestaties.

Wij kunnen de oorzaken van die communicatiestoringen helpen opsporen, eventuele moeilijkheden tussen verschillende gedragsprofielen bepalen, achterhalen waarom sommige teams moeite hebben om een goede verstandhouding op te bouwen en aantonen hoe dit een doeltreffende samenwerking beïnvloedt.

Thomas Engage meet de mate van inspraak en laat zien welk effect de communicatie vanuit het management heeft op het engagement van de medewerkers. Bijkomend organiseren wij diverse workshops die erop gericht zijn om het zelfbewustzijn te verbeteren en de comunicatieve 'soft skills' te boosten.