360-kartlegging

Verbal resonneringPsykometri

Hva er 360 graders tilbakemelding og hvordan kan dette være nyttig i prestasjonsvurderinger og samspill med kollegaer og kunder? Å bruke 360-analyser i organisasjoner kan være en nyttig måte for å samle inn kritisk viktig informasjon i utviklings- og målstyringsprosesser.

IntroduksjonTips for 360 tilbakemelding

En 360 graders vurdering er en omfattende - dog effektiv - tilbakemeldingsøvelse som involverer mennesker du jobber med, for eksempel din leder, kollegaer eller kunder. En 360 kartlegging kan være en del av grunnlaget for en utviklingsprosess ved å evaluere prestasjoner, ved å gi ansatte en helhetlig tilbakemelding på mange aspekter av deres prestasjoner. Thomas 360 er et brukervennlig system for å håndtere vurderingsprosessen, og gir grunnlag for å forstå medarbeidere bedre og kommunisere tydeligere de forventninger som finnes i våre relasjoner.

Prosessen

Personen som ønsker feedback evaluerer seg selv fra et forhåndsdefinert spørreskjema, det samme spørreskjemaet som deretter sendes utvalgte respondenter blant deres ledere, kollegaer, team og kunder. Resultatene av besvarelsene fra respondentene kan være anonyme og sorteres etter type respondent. Ved å sammenligne deres egen evaluering med deres respektive respondenter, kan man identifisere gap i prestasjoner eller forventninger, utvikle selvbevissthet, selvtillit, motivasjon og en forståelse av hvordan man oppleves av andre og dermed danne grunnlag for utviklingstiltak. Med kartleggingen følger en arbeidsprosess og rapporten blir et arbeidsdokument for egen utvikling.

Definisjon av 360 tilbakemelding

360 tilbakemelding er en prosess der en person mottar strukturerte tilbakemeldinger fra en rekke relevante personer med ulike synsvinkler på deres arbeid. Dette gir personen selv en helhetlig oppfattelse av hvordan andre oppfatter dem, til sammenligning med hvordan de oppfatter seg selv.

Hva er en 360 vurdering

 

En 360 vurdering fokuserer på kompetansen og atferden til en person, basert på konkrete og subjektive observasjoner fra relevante personer (leder, kollegaer, kunder) i den kontekst vedkommende befinner seg. Kompetanser og atferd kan sammenstilles med kjerneverdiene i en organisasjon og avdekke avvik som det er nødvendige å gjøre noe med. Prosessen bør sikre involvering, motivasjon av andre, toleranse og respekt, samt fokusere på de faktorer man kan gjøre noe med og som gir størst resultateffekt for virksomheten.

 

Tilbakemeldinger mottatt fra ulike perspektiver og på en fortrolig måte, kan om den håndteres med respekt og klokskap gi ny informasjon som ellers ikke er tilgjengelig i daglig kommunikasjon internt. 360 kartlegging kan bidra til å forbedre mellommenneskelige relasjoner i team, og drive prestasjoner gjennom å gi næring til en kultur av kontinuerlig refleksjon og forbedring i tråd med organisasjonens mål.

 

Hva er en 360 prestasjonsvurdering

 

En 360 prestasjonsvurdering inkorporerer 360 tilbakemeldingene. Formålet med en prestasjonsvurdering er å lage en personlig utviklingsplan for en person ved å dokumentere og evaluere deres prestasjon. Den personlige utviklingsplanen er designet for å fokusere på personens utvikling og gjennom en 360 prestasjonsvurdering bruke elementer fra 360 kartleggingen. Det er svært viktig å ha en robust og strukturert tilbakemeldingsprosess når man bruker 360 evalueringer for å måle prestasjon for å opprettholde tilliten i en organisasjon.

Å se et eksempel på en 360 er en nyttig måte for å forstå anvendelsen av denne typen tilbakemeldingsprosess. En 360 graders kartlegging gir målrettet informasjon om andres oppfattelse av en person som kan brukes som hjelp til å forbedre deres atferd og prestasjoner på jobb.

 

En 360 kartlegging inneholder normalt både en kvantitativ (skala) og en kvalitativ (fritekst) feedback. Svar fra respondenter er sammenstilt i en rapport der spredning og gjennomsnitt fremgår. Dette gir anledning til å sammenligne personers egen oppfatning av seg selv med andres oppfatning på spesifikke områder (atferd eller forventninger). I de fleste tilfeller brukes 360 kartlegging i sammenheng med kompetanseprogrammer eller utviklingsprosesser, og gjennomføres sammen med individuelle utviklingssamtaler.

Eksempel på 360 graders tilbakemelding

 

Spørreskjema for 360 tilbakemeldinger bør designes for å måle eksempler på observerbar atferd om hvordan et individ presterer på arbeidsplassen. Atferden er normalt gruppert inn i kompetanseområder. Her er noen forslag til innhold som kan brukes i et 360 spørreskjema.

 

De kvantitative tilbakemeldingsdataene fremkommer ved å rangere en persons atferd/prestasjoner opp mot påstander. Nedenfor er et eksempel på hvordan disse spørsmålene kan se ut i spørreskjemaet:

 

Vennligst svar i hvilken grad du mener denne personen demonstrerer følgende atferd:

  • Oppmuntrer ansatte til å finne deres egne løsninger på problemer
  • Viser bevissthet om arbeidsmengde og press på deres teammedlemmer

De kvalitative/fritekst-svarene kan for eksempel komme fra spørsmål som dette:

  • Hvilke to styrker oppfatter du denne person har, og hvordan har du sett dette blitt utøvd på arbeidsplassen?
  • Hva ønsker du at denne personen skal gjøre mer av eller begynne å gjøre på arbeidsplassen?

Om ønskelig kan 360 spørreskjemaer også be respondentene rangere hvor viktige de anser hvert kompetanseområde å være for denne personens stilling eller virksomheten som helhet. Dette er normalt omtalt som en «kompetanserangering».

 

Eksempel på svar ved 360 tilbakemelding

 

Dette avsnittet vil se nærmere på noen eksempler på svar som kan komme fra et 360 spørreskjema.

 

De kvantitative tilbakemeldingsdataene kommer fra en rangering av en persons prestasjon på en Likert-skala. Rangeringen er normalt 1-7, der 1 betyr «aldri» og 7 betyr «alltid». Dette kan være fleksibelt avhengig av organisasjonen. Rangeringene fra deltageren og respondentene er satt sammen til en anonym tilbakemeldingsrapport. Den kvantitative informasjonen er presentert i et grafisk format som viser gap i oppfattelse og hvor godt hver deltager viser hvert kompetanseområde i atferd på arbeidsplassen. Det grafiske utfallet av 360 kartlegging fokuserer vanligvis på gjennomsnittsscorer for kompetanseområdene - de høyeste fem og laveste fem rangerte påstandene for deltageren,  og deretter detaljer av svarene på hver av påstandene.

 

Normalt er svarene gruppert sammen så de individuelle svarene ikke kan identifiseres. Dette betyr at respondentenes svar er anonyme og konfidensielle, som gir større mulighet for å være ærlig og allikevel beskyttet i sine tilbakemeldinger.

 

Spørsmålene med fritekst gir anledning til fordypning i svarene, spesifikke eksempler på deltagerens atferd og hvordan bestemte kompetanser vises i konkrete situasjoner. Disse svarene blir vurdert sammen med de kvantitative dataene for å se etter mønstre der personen kan nytte av dette i egen utvikling. Dette er gode anledninger til forankring av forventninger ,og inngå i avtalt støtte og feedback i målrettede utviklingsplaner bli laget.

 

Respondenters rangering av viktigheten av kompetanseområder kan settes sammen til grupperapporter med andre teammedlemmer for å forstå felles trender og identifisere kollektive utviklingsbehov. Dersom 360 prosessen blir gjentatt år etter år kan komparative data bli samlet og fremgang mot utviklingsmål spores.

 

Mange mener at den viktigste delen av en 360 tilbakemeldingsprosess er gjennomgangen av rapporten. Å ha en strukturert mal for gjennomgangen kan være til hjelp for å sikre at tilbakemeldinger er mottatt effektivt og at prosessen er lik for hver medarbeider. Vi erfarer at kunder oftest vil ha bistand til å sette opp en mal for innhold og til gjennomføring av tilbakemeldingsprosessen.

 

Tilbakemeldinger gjør det enklere for deltagere som har vært gjennom en 360 å forstå hvordan deres atferd virker på andre, og fokusere på deres fremtidige utviklingsplan på en hensiktsmessig måte. Gjennomgangen av 360 kartleggingen vil ofte bli gjennomført med enten deltagerens sjef eller en HR-medarbeider. I andre tilfeller inngår dette som en del av en fasilitert teamprosess.

 

Eksempel på gjennomgang av 360 rapport

Gjennomgangen av 360 kartleggingen bør struktureres effektivt for at deltagerne skal få god forståelse og nytte av deres egen 360 rapport. Her er noen tips til gjennomføringen:

  • Sette agenda – fasilitatoren bør sette agendaen og mål for tilbakemeldingen. Formålet med gjennomgangen av 360 kartleggingen må være tydelig og med et positivt, konstruktivt fokus. Fasilitatoren bør forklare deres rolle og bekrefte konfidensialitet og avklare spørsmål om hvordan utfallet av vurderingen vil bli brukt videre. Prosessen varierer for hver bedrift basert på hvordan de ønsker å bruke 360 resultatene
  • Tolkning av rapport – fasilitatoren bør guide deltagerne gjennom de forskjellige seksjoner i rapporten og støtte dem med å tolke innholdet,  samt identifisere trender og nyttige fokusområder for videre utvikling
  • Utviklingsplanlegging – fasilitatoren bør hjelpe deltageren å lage en personlig utviklingsplan med spesifikke utviklingsmål å jobbe mot. Dette blir deltagerens ansvar å forankre med sin nærmeste leder

​360 tilbakemeldingsmal

 

360 rapporten inneholder forskjellige seksjoner av data satt sammen fra svarene fra deltageren og respondentene. Hvordan disse skal forstås og brukes gjennomgås for brukeren.

 

Formålet med gjennomgangen av 360 kartleggingen er å lage en personlig utviklingsplan for deltageren. Denne er designet med fokus på deltagerens utviklingsmål ved å bruke elementer fra 360 evalueringen. Disse blir satt sammen med kompetansene målt i 360 og viser derfor eventuelle kompetansegap i forhold til organisasjonens mål og behov. Nytten av tilbakemeldingene tar ofte form i en utviklingsplan og man kan ha nytte av å kvalitetssikre tiltakene - for eksempel med målsettingsmetoden SMART(ØP).