Viestintä

JohtajuusKonfliktinhallinta

Viestintä on asia, jota me kaikki pidämme itsestäänselvyytenä. Joka vuosi hukataan tuhansia tunteja ja kasapäin rahaa väärinkäsitysten vuoksi. Viestinnän olemus on ymmärrettävä, jotta se toimisi tehokkaasti.

Miten edistää tehokasta viestintää työpaikalla? Jos ryhmän yhteistyö ei tunnu toimivan, syy on todennäköisesti ainakin osittain viestinnässä. Viestintä on meille miltei yhtä luonnollista kuin hengittäminen. Puhumme päivittäin työtovereiden, perheenjäsenten ja ystävien kanssa, mutta emme oikeastaan mieti, kuinka sen teemme.

Millaista on tehokas viestintä?

Tehokkaassa viestinnässä työpaikalla on kyse paljon enemmästä kuin tietojen vaihdosta. Viestintä on kaksisuuntaista tietojenvaihtoa molempien eduksi, mutta sen onnistuminen riippuu molempien kyvystä ilmaista ja ymmärtää viesti halutulla tavalla. Tehokas viestintä työpaikalla on erittäin arvokasta, ja henilöstön puutteelliset viestintätaidot voivat aiheuttaa paljon ongelmia. Viestintätaitojen kehittäminen voi johtaa henkilöstön motivation lisääntymiseen ja sitä kautta tuottavuuden ja kannattavuuden kasvuun.

Viestintä on avainasemassa organisaation ihmisten ja ryhmien välisten suhteiden luomisessa, ylläpitämisessä ja kehittämisessä. Organisaation esimiesten ja johtajien on myös tärkeää osata viestiä selkeästi, ytimekkäästi ja avoimesti, kun he välittävät strategisia viestejä koko toimialan laajuudelta.

Jokaisella on erilainen näkökulma, joten kahdelle henkilölle annettu sama tieto voi tuottaa kaksi aivan erilaista reaktiota. On tärkeää varmistaa, että tietoa käsitellään, jaetaan, esitetään ja viestitään tavalla, joka puhuttelee erityyppisiä ihmisiä ja vastaa heidän tiedonsaantitapoja koskevia mieltymyksiään. Tällöin jokainen henkilö voi käsitellä tietoa itselleen sopivimmalla tavalla.

Tehokkaan viestinnän esteitä

Tehokkaalle viestinnälle on olemassa runsaasti esteitä. Jotta voisimme poistaa niitä, on ensin ymmärrettävä, mitä esteet ovat.

Eräs kaikkein yleisimmistä esteistä on se, ettei kuuntele ja tekee oletuksia. Tähän syyllistytään yleensä ajan ja vaivan säästämiseksi, joten heikko ajanhallinta voi myös olla tehokkaan viestinnän este. Muita esteitä ovat:

  • Huonosti laaditut kysymykset
  • Ristiriitaiset viestit
  • Emotionaaliset häiriötekijät
  • Oletukset
  • Kulttuuri
  • Kieli
  • Stressi

Työpaikkaviestintä tavoittaa suuren joukon ihmisiä ja kattaa suullisen viestinnän lisäksi muitakin viestintäkeinoja, kuten sähköpostin. Tällaisesta viestinnästä puuttuvat sanattomat signaalit, jotka usein vaikuttavat siihen, ymmärrämmekö viestin tarkoitetulla tavalla.

Mitä voit siis tehdä parantaaksesi organisaatiosi viestintää? Yhtenä esimerkkinä voidaan tarkastella ryhmätyötaitoja.

Ryhmätyötä on kehitettävä ajan myötä ja esimiesten tarkassa seurannassa. Mieti, kuinka hyvin henkilösi tekevät yhteistyötä ja viestivät juuri nyt. Kokeile saman tien seuraavaa 20 minuutin harjoitusta:

1. Kerää tiimi koolle ja ilmoita:
Kaikkien tavoitteidemme saavuttaminen riippuu viestinnästä.

  • Kysy tiimiltä, ovatko he samaa vai eri mieltä.
  • Kysy tiimiltä, miksi he uskovat, että väite on totta.
  • Kysy tiimiltä, tuleeko heille mieleen tilannetta tai ongelmaa, jossa viestintä EI ollut ratkaisevassa osassa.
  • Pyydä heitä selittämään, miksi parempi viestintä EI olisi ollut tarpeen tuon tilanteen tai ongelman ratkaisemiseksi.
  • Vaihtoehto: Pyydä henkilöitä kertomaan tilanteista, ongelmista tai haasteista työpaikalla, joissa viestinnällä OLI ratkaiseva rooli, sekä ongelman syynä että sen ratkaisuna.

2. Analyysi:
Korosta sitä, että viestintä vaikuttaa kaikkeen organisaatiossa tapahtuvaan. Viestintä voi olla yksi organisaation suurimmista vahvuuksista tai suurimmista heikkouksista. Pyydä tiimin jäseniä keskustelemaan siitä, millä tavoin viestintä on tärkeää heidän työssään.

Thomas voi auttaa ryhmän jäseniä ymmärtämään heidän omia sekä toisten viestintään liittyviä mieltymyksiä. Se auttaa heitä oppimaan, kuinka jokainen voi antaa parhaan panoksensa ja parantaa ryhmän yhteistyötaitoja. Kun viestintäkanavat ovat tukossa, se voi vaikuttaa myös ryhmän tuloksentekokykyyn, mikä voi näkyä myös koko organisaation tuloksekkuuteen.

Voimme auttaa selvittämään viestintäkatkoksen syyt, tunnistamaan mahdolliset henkilösuhteisiin liittyvät ongelmat, selvittämään, miksi tiimit eivät onnistu luomaan vahvoja siteitä ja miten kaikki tämä vaikuttaa tiimin tehokkuuteen. Thomasin Engage –menetelmä mittaa “ääntä” ja voi auttaa selvittämään, vaikuttaako johdon viestintä sitoutumisen voimakkuuteen organisaation sisällä. Toimimme myös ryhmien ja organisaatioiden kanssa parantaaksemme itsetuntemusta ja lisätäksemme ryhmän ja ryhmän jäsenten kommunikointia.