Edinburgh Fringe Festival Society

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Edinburgh Fringe Festival Society es una organización de beneficencia que ofrece apoyo y asesoramiento a los artistas, productores, centros y visitantes que, cada año, crean los festivales artísticos más grandes del mundo. Ellos usan las evaluaciones de Thomas para ayudar a su equipo senior y al equipo de operaciones a alcanzar su máximo potencial.

El desafío

Por ser el organismo que impulsa el éxito del Edinburgh Festival Fringe cada año, resulta crucial que la Edinburgh Festival Fringe Society esté un paso adelante y se adapte constantemente al mercado a fin de asegurar un período de preparativos y desarrollo del festival sin contratiempos. Reconociendo esta situación y determinada a llevar adelante su misión, la Fringe Society identificó recientemente una necesidad de realizar cambios dentro de la organización que comenzaron con un análisis exhaustivo y una reorganización total.

La organización dio lugar a la alineación de todas las funciones operativas dentro de la compañía. Para ello se creó un nuevo equipo, encabezado por Lyndsey Jackson, que fue contratada como Jefa de Operaciones, un puesto nuevo creado como parte del proceso. Por lo tanto, la reorganización generó cambios a nivel de la gerencia senior (con el agregado del nuevo puesto de Jefe de Operaciones) y también dentro del mismo equipo de operaciones.

Lyndsey lo explica así: "Los cambios a nivel de la gerencia senior le dieron a la Directora Ejecutiva, Kath, libertad para enfocarse en un pensamiento más estratégico, fijar el nuevo plan de negocios y asegurarse de que el equipo que la acompaña estuviera funcionando a su mejor nivel para beneficio de la organización y, en última instancia, de Edinburgh Festival Fringe". Parte de esta tarea fue generar un cambio cultural, que debía ser encabezado por el equipo senior para que pudiera ser implementado cabalmente en toda la empresa.

Para el departamento de Operaciones, existía la necesidad de reunirse como equipo con metas y objetivos compartidos. Entre ellos, el equipo contaba con conocimiento y habilidades debido a su larga permanencia dentro de la organización, pero los individuos antes habían trabajado separados en distintos sectores de la empresa. Resultaba fundamental tener una mentalidad de equipo unido para brindar apoyo y servicio a la organización a través de sus diversas funciones en Legales, RR.HH., Boletería, Administración, Instalaciones, TI y Finanzas, por lo que se necesitaba un servicio uniforme a fin de cumplir con su cometido de manera eficaz.

La solución

Con el departamento de RR.HH. firmemente activo en las tareas del equipo, Lyndsey decidió consultar a Thomas International para identificar las soluciones que pudieran ayudar al equipo senior y también al equipo de operaciones a alcanzar su máximo potencial. En este punto y con el asesoramiento de Thomas, Fringe Society decidió trazar el perfil de todos los miembros del equipo senior usando el Análisis de Perfil Personal (PPA). La sesión de medio día con el equipo, seguida por coaching individual entre Thomas y la Directora Ejecutiva, le ayudó a Kath a comprender cómo manejar a su equipo de la mejor manera.

Con las bases establecidas después de la reorganización, se necesitaba un nuevo plan de negocios para impulsar a la empresa y para ello era fundamental la aceptación en todos los sectores internos.

Al aplicar en el lugar de trabajo lo aprendido a partir del PPA, la Directora Ejecutiva y el equipo senior pronto pudieron bosquejar su nuevo plan estratégico a cinco años incorporando las fortalezas de cada persona en el equipo.  

Lyndsey Jackson, Edinburgh Fringe Festival

La planificación también les permitió mantener conversaciones sobre planificación empresarial informada como equipo en lugar de como individuos, lo que aseguró una integración más sólida y menos actividad compartimentada.

"El nuevo plan de negocios es ambicioso e innovador. La empresa cuenta con nuevos enfoques, y con funciones y expectativas muy exigentes. Esto requirió un cambio de mentalidad en cada uno", explica Lyndsey. "Al usar la información recabada de las evaluaciones de Thomas en un entorno ajeno a la empresa, pudimos hacerlo repasando nuestro accionar y haciendo ajustes en forma individual para adaptarnos al nuevo modo de trabajo". 

Más tarde Lyndsey repitió la misma actividad con su propio equipo para ayudarles a trabajar mejor juntos de modo que cada persona pueda comprenderse a sí misma y también a sus compañeros. "El día de capacitación y los ejercicios con Thomas ayudaron al equipo a entender cómo comunicarse mejor entre sí para obtener lo máximo de cada persona", agregó Lyndsey.

Poco tiempo después de la inversión con Thomas, dos personas clave dejaron la organización. Con el conocimiento que Lyndsey y Kath habían adquirido mediante el trabajo con Thomas, decidieron delinear el perfil ideal para los dos puestos y usarlos como guía para la contratación de nuevos candidatos para esas posiciones. Esto era particularmente importante para el puesto vacante de Asistente Personal de la Directora Ejecutiva, donde se requiere una estrecha relación laboral entre ambas personas para el éxito de la empresa. La evaluación de aptitud y capacidad GIA tuvo un papel clave para esta contratación dado que los resultados del GIA de Kath identificaron que ella procesaba información con mucha velocidad y, por lo tanto, aparecerían frustraciones si su nuevo Asistente Personal no pudiera procesar información con la misma rapidez. Como resultado, Kath y Lyndsey decidieron evaluar a los candidatos con las evaluaciones PPA y GIA de Thomas en el proceso de selección para las dos vacantes. Mediante la guía para el entrevistador, pudieron direccionar las preguntas de la entrevista de modo de obtener respuestas reveladoras que les permitieran identificar al mejor candidato para cada función.

Los resultados

Después de la presentación de Thomas a Fringe Society, los procedimientos de contratación están siendo totalmente reestructurados, lo que da lugar a un proceso de toma de decisiones riguroso, calculado y bien informado al momento de seleccionar nuevos empleados. Las evaluaciones de Thomas ahora forman una parte central del proceso de contratación permanente y también para puestos temporales clave cada año.

Después del exitoso proceso de contratación, Fringe Society está revisando el proceso de contratación en toda la empresa, con el objetivo de respaldar mejor a quienes no tienen experiencia en entrevistas. También iniciaron una revisión exhaustiva de la función de RR.HH. en su totalidad.

Ha habido un cambio de mentalidad positivo que cumple con las necesidades de la organización. Está empezando a haber una mayor comprensión de cada empleado como individuo, lo que generó la oportunidad de mantener nuevas conversaciones en un entorno seguro. Esto ha ayudado a los gerentes a gestionar sus equipos con mayor eficacia.

Lyndsey Jackson, Edinburgh Fringe Festival

Lyndsey continúa: "con un marco uniforme y una estructura clara para las conversaciones, buscamos la cohesión en todo el proceso de contratación, las evaluaciones y la gestión general cotidiana".

El cambio cultural es un proceso largo y con una función de RR.HH. que data solo de hace 18 meses, "estamos en las primeras etapas del viaje" enfatiza Lyndsey, "pero las bases están verdaderamente bien asentadas, la organización conoce más a su gente y los gerentes están mejor equipados con la información que Thomas aportó. Es una etapa estimulante y positiva para la empresa y, esperamos que también lo sea para Edinburgh Festival Fringe en su conjunto".