Společnost pro edinburkský umělecký festival (Edinburgh Fringe Festival)

Proco GlobalPolicie pro oblast Údolí Temže

Společnost pro edinburkský umělecký festival je dobročinná společnost, která poskytuje podporu a rady umělcům, producentům, místům konání a návštěvníkům, kteří každý rok tvoří největší umělecký festival na světě. Používají hodnocení společnosti Thomas jak u svého trvalému týmu, tak i u provozního týmu, aby pracovali na maximum.

Výzva

Jako organizace, která je záštitou úspěchu edinburkského uměleckého festivalu každý rok, je pro Společnost edinburkského uměleckého festivalu zásadní být stále napřed a neustále se přizpůsobovat trhu, aby zajistila hladké řízení a hladký průběh festivalu. Protože si tento fakt uvědomuje a chce splnit svou misi, identifikovala společnost nedávno potřebu změny uvnitř organizace a začala s celkovou revizí a reorganizací.

Reorganizace vyústila v uspořádání všech provozních funkcí uvnitř organizace. Byl vytvořen nový tým vedený Lyndsey Jackson, která byl vybrána jako ředitelka provozu, což je nová role, která vznikla v průběhu procesu. Reorganizace proto představuje změnu pro vyšší management (navíc k vytvoření pozice ředitele provozu) i pro vlastní nový provozní tým.

Lyndsey vysvětluje, “Změny ve vyšším managementu uvolnily ruce výkonné ředitelce, Kath,m aby se mohla soustředit na strategické myšlení, sestavit nové obchodní plány a zajistit, že tým kolem ní funguje co nejlépe pro dobro celé organizace a zejména pro dobro edinburkského uměleckého festivalu. "Jako součást procesu byla potřebná i kulturní změna, kterou bylo třeba prosadit vyšším managementem, aby byla plně implementována v celé organizaci.”

Pro provozní oddělení bylo důležité sejít se dohromady jako tým a sdílet společně stanovené cíle. Jednotliví členové týmuměli dobrou znalost a dobré dovednosti, protože pracovali ve společnosti už dlouho, ale na různých postech v celé organizaci. Zcela zásadní bylo smýšlet stejně, protože jako tým museli jednotliví členové poskytovat servis podporu organizaci prostřednictvím svých rolí v různých odděleních - právním, lidských zdrojů, pokladně, administrativě, správě budov, IT, finančním; takže soudržnost služeb byla potřebná, aby jejich pravomoce byly naplňovány efektivně.

Řešení

Protože oddělení lidských zdrojů mělo v provozním oddělení pevně stanovené pravomoce, rozhodla se Lyndsey konzultovat Thomas International, aby určil taková řešení, která by pomohla jak týmu vyššího vedení, tak provoznímu týmu plně využít jejich potenciál. V této chvíli a na radu Thomase rozhodla kulturní společnost vytvořit za použití nástroje PPA prifily všech členů týmu vyššího vedení. Polodenní školení s týmem, po kterém následoval koučink výkonné ředitelky Kath a Thomasem, pomohlo Kath lépe pochopit, jak nejlépe řídit svůj tým.

Na těchto základech, které následovaly po reorganizaci byl potřeba sestavit nový obchodní plán, aby se společnost posunula a převzala to nejdůležitější napříč celým byznysem.

Tím, že to, co se dozvěděli z nástroje PPA, použili na pracovišti, byla výkonná ředitelka spolu se svým týmem schopna nastínit nový pětiletý strategický plán s využitím silných stránek každého jednotlivého člena týmu.

Lyndsey Jackson, Edinburgh Fringe Festival

Plánování jim zároveň umožnilo realizovat profesně orientované rozhovory více jako tým než jako jednotlivci, což zajistilo větší integraci a méně neplodné činnosti.

"Nový obchodní plán je ambiciózní a inovativní, s novými přístupy a je pro organizaci náročný a hodně očekává. To vyžaduje posun v uvažování u každého," vysvětluje Lyndsey. "Využitím informací získaných z hodnocení Thomas z jiného prostředí, jsme sbyli chopni toho dosáhnout jen tím, že jsme každý sám učinil vnitřní změnu, abychom mohli začít pracovat novými způsoby."

Lyndsey potom zopakovala stejnou aktivitu se svým vlastním týmem, aby jim pomohla lépe spolupracovat tím, že každý jednotlivec lépe pochopí sám sebe i své spolupracovníky z týmu. "Den školení a cvičení s Thomasem pomohl týmu pochopit, jak nejlépe komunikovat mezi sebou, a tím získat od každého co nejvíc." sdělila Lyndsey.

Ne dlouho potom, co společnost investovala do Thomase, opustili ji dva klíčoví pracovníci. Na základě toho, co získaly Lyndsey a Kath při spolupráci s Thomasem, rozhodly se sestavit ideální profil pro tyto dvě role a použít ho jako vodítko při výběru nových kandidátů pro tyto pozice. To bylo obzvlášť důležité pro volnou pozici osobního asistenta výkonné ředitelky, kde byl vyžadován pro úspěch celé organizace silný pracovní vztah mezi nimi dvěma. Klíčovou roli pro výběr hrál nástroj GIA, protože výsledky tohoto nástroje u Kath ukázaly, že velmi rychle zpracovává informace, a proto by mohlo dojít k frustracím z její strany, pokud by její osobní asistent neuměl zpracovávat informace stejným tempem. Na základě tohoto zjištění se Lyndsey a Kath rozhodly hodnotit kandidáty pomocí obou nástrojů PPA i GIA od Thomase při náboru na tyto dvě pracovní pozice. S využitím průvodce pro vedení pohovoru byly schopné klást v průběhu interview otázky tak, aby získaly potřebné informace a identifikovaly ty, kteří se nejlépe hodí pro dané dvě role.

Výsledky

Podle toho, jaké vstupní informace kulturní společnost poskytla Thomasovi, byl proces výběru revidován a znovu nastaven, což mělo za výsledek, že nově přijímaní zaměstnanci byli vybíráni na základě důkladného zvažování. Hodnocení Thomas nyní tvoří základní součást procesu průběžného výběru nejen trvalých zaměstnanců, ale i každoročních sezónních pracovníků.

Pod vlivem úspěchu při procesu náboru upravuje nyní kulturní společnost tento proces v celé společnosti s cílem poskytnout lepší podporu těm, kteří nemají s přijímacími pohovory žádné zkušenosti. Zároveň zahájili i hlubší revizi funkce  lidských zdrojů jako celku.

Nastal úspěšný posun v uvažování, což odpovídá potřebám organizace. Začínáme lépe chápat každého zaměstnance jako jednotlivce, což otvírá možnosti hovořit s nimi v bezpečném prostředí. To pomohlo manažerům řídit své týmy mnohem efektivněji.

Lyndsey Jackson, Edinburgh Fringe Festival

Lyndsey pokračuje: "S konzistentním rámcem a jasnou strukturou pro pohovory chceme docílit soudržnosti při všech náborech pracovníků, při jejich oceňování a obecně při každodenním řízení lidí."

Změna kultury je dlouhodobý proces a s oddělením lidských zdrojů, které funguje teprve 18 měsíců, "jsme opravdu jen na začátku naší cesty" zdůrazňuje Lyndsey," ale základy jsou opravdu položeny, společnost ví víc o svých zaměstnancích a vedoucí jsou lépe vybaveni osobními informacemi, které jim poskytl Thomas. Je to vzrušující a pozitivní doba pro organizaci a doufejme, že i pro celý edinburkský kulturní festival."